LibreOffice

Calc

Michel Martin

Editions Mediaforma

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Avant de commencer

Ce premier chapitre va vous montrer comment télécharger, installer puis accéder à LibreOffice Calc.

Pourquoi LibreOffice ?

Que diriez-vous d'une suite bureautique comparable à Microsoft Office et totalement gratuite ? Impossible ? Mais si, c'est tout à fait possible avec LibreOffice. C'est ce que je vais vous montrer dans plusieurs formations dédiées à LibreOffice. Ce deuxième livre est sur LibreOffice Calc, l'équivalent de Microsoft Excel. Un livre sur LibreOffice Writer, l'équivalent de Microsoft Word, est déjà disponible. Un autre livre à venir s'intéressera à Impress, l'équivalent de Microsoft PowerPoint.

Si vous connaissez la suite Office, vous n'aurez pas beaucoup de difficultés à vous adapter à LibreOffice, quoique… Dans LibreOffice, les commandes sont regroupées dans des menus et des barres d'outils alors que dans Office, elles sont regroupées dans un ruban. Une période d'adaptation sera donc nécessaire à tous ceux qui viennent du monde Microsoft…

Il n'y a aucun prérequis nécessaire pour lire cet ouvrage. Lorsque vous l'aurez terminé, vous saurez créer des classeurs, y insérer des données, les mettre en forme, faire des calculs et des graphiques à partir de ces données, mettre en place des filtres, créer des tableaux croisés dynamiques, créer et exécuter des macros, et beaucoup d'autres choses encore.

Commençons sans plus attendre par l'installation de la suite LibreOffice.

Installer LibreOffice

LibreOffice est disponible dans deux versions :

•Une version traditionnelle, qui s'installe sur votre ordinateur comme tout autre application.

•Une version portable, qui se décompresse dans un dossier. Copiez ce dossier où vous voulez : sur un disque, un SSD, une clé USB ou tout autre emplacement. Aucune installation physique n'est nécessaire.

Téléchargement de la version traditionnelle de LibreOffice

Pour télécharger la version traditionnelle de LibreOffice, allez sur la page https://www.libreoffice.org/download/download/, sélectionnez votre système (Windows x86 si vous utilisez Windows 10 32 bits ou Windows x86_64 si vous utilisez Windows 10 64 bits) et cliquez sur le bouton DOWNLOAD qui correspond à la dernière version de la suite :

Remarque

Si vous ne savez pas si votre système est de type 32 ou 64 bits, allez lire l'article "Windows 10 – Quelle est la version (32 ou 64 bits) de Windows 10 ?".

Une nouvelle page s'affiche, indiquant que le téléchargement du programme d'installation devrait commencer dans les secondes qui suivent. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le lien :

Une fois le téléchargement terminé, double-cliquez sur le fichier d'extension msi téléchargé et suivez les consignes données pour installer la suite LibreOffice. Je vous suggère d'effectuer une installation standard pour disposer de toutes les applications de la suite.

Une fois l'installation terminée, les applications sont accessibles dans le menu Démarrer. Cliquez sur Démarrer, tapez libreoffice et cliquez sur l'application que vous voulez lancer :

Téléchargement de la version portable de LibreOffice

Pour télécharger la version portable de LibreOffice, allez sur la page https://fr.libreoffice.org/download/portable-versions/ et cliquez sur la dernière version en date de type Multilingual Standard. La version Multilingual All ne sert à rien, sauf si vous voulez disposer de toutes les langues prises en charge par LibreOffice :

Une fois le fichier téléchargé, exécutez-le. Après quelques minutes, vous obtiendrez un dossier qui contient tout ce dont vous avez besoin pour exécuter les applications de la suite LibreOffice :

La version portable de LibreOffice ne crée pas d'icônes de raccourci dans le menu Démarrer : pour lancer une des applications de la suite, vous devez ouvrir le dossier dans lequel a été décompressé LibreOffice et double-cliquer sur l'application à lancer.

Cependant, vous pouvez créer manuellement des icônes de raccourci dans le menu Démarrer en suivant la technique expliquée dans cet article : Windows 10 – Vos applications portables dans le menu Démarrer

Installer un environnement JRE

Certaines fonctionnalités de LibreOffice ne peuvent s'exécuter que si vous installez un environnement d'exécution JRE (Java Runtime Environment). Si vous essayez d'exécuter une de ces fonctionnalités et que JRE n'est pas installé, une boîte de message vous demandera de l'installer :

Voici comment installer le JRE.

Allez sur la page https://www.java.com/fr/download/manual.jsp . Votre ordinateur fonctionne certainement sous Windows 10 64 bits. Dans ce cas, cliquez sur le lien Windows Hors ligne 64 bits pour télécharger le programme d'installation du JRE :

Enregistrez, exécutez et suivez les consignes de l'assistant d'installation :

Au bout de quelques minutes, le JRE devrait être installé sur votre ordinateur.

Remarque

Si votre ordinateur fonctionne sous Windows 32 bits, Mac OSX ou sous Linux, cliquez sur les liens correspondants dans la page de téléchargement du JRE.

Ouvrez Calc ou redémarrez-le s'il est déjà ouvert. Lancez la commande Options dans le menu Outils. La boîte de dialogue Options s'affiche. Dans la liste de gauche, développez l'entrée LibreOffice et cliquez sur Avancé (1). Assurez-vous que la case Utiliser un environnement d'exécution Java (2) est cochée et sélectionnez votre environnement JRE dans la zone de liste (3). Cliquez enfin sur OK pour valider l'utilisation du JRE.

LibreOffice Calc

Calc est le tableur de LibreOffice. Vous l'utiliserez pour effectuer des calculs dans des domaines variés (mathématiques, statistiques, finances), mais aussi pour créer des graphiques de tous types qui vous permettront de mettre en valeur des données chiffrées ou de dégager des tendances.

Pour lancer LibreOffice Calc, vous pouvez passer par le lanceur d'applications de LibreOffice. Dans le volet gauche du lanceur, cliquez sur :

•Classeur Calc, sous Créer pour créer un nouveau classeur LibreOffice.

•Ouvrir un fichier, Fichiers distants ou Fichiers récents, puis sélectionner le classeur que vous voulez ouvrir.

Vous pouvez également lancer l'application LibreOffice Calc sans passer par le lanceur d'applications :

•Si vous avez installé la version traditionnelle de LibreOffice ou si vous avez créé des raccourcis dans le menu Démarrer pour la version portable de LibreOffice, cliquez sur Démarrer, tapez libre et cliquez sur LibreOffice Calc dans la partie supérieure du menu Démarrer.

•Si vous utilisez la version portable de LibreOffice et que vous n'avez pas créé de raccourcis dans le menu Démarrer, ouvrez le dossier dans lequel LibreOffice a été décompressé et double-cliquez sur l'icône LibreOfficeCalcPortable.exe.

Quelle que soit la technique utilisée, l'application Calc s'exécute. Voici sa fenêtre :

Premiers pas

Ce chapitre va vous aider à faire vos premiers pas dans LibreOffice Calc. Vous y découvrirez la fenêtre de Calc, la barre de menus, les barres d'outils et le volet latéral. Vous verrez quels sont les formats de fichiers possibles dans Calc. Vous apprendrez à imprimer vos classeurs, à effectuer des sélections, des recherches et des remplacements et beaucoup d'autres choses encore.

La fenêtre de Calc

Comme la plupart des applications Windows traditionnelles, Calc dispose :

•D'une barre de titre dans laquelle s'affiche le titre du classeur en cours d'édition.

•D'une barre de menus qui donne accès aux commandes de l'application.

•De barres d'outils et d'un volet latéral qui facilitent l'utilisation des principales commandes de l'application.

•D'une barre d'état qui regroupe plusieurs informations ou réglages intéressants. Entre autres le numéro de la feuille actuelle, le style de feuille utilisé, la langue du texte et le facteur de zoom.

Certains éléments de l'interface sont propres à l'application Calc :

•En dessous des barres d'outils, la barre de formule donne accès aux cellules et affiche leur contenu. A gauche, la zone de nom affiche le nom de la cellule ou de la zone active et permet d'accéder à une cellule ou à une zone en entrant son nom. A droite, la ligne de saisie affiche le contenu de la cellule.

•La partie centrale de la fenêtre est composée de cellules. La cellule active est repérée par un rectangle épais. C’est elle qui reçoit les chiffres et les lettres tapés au clavier.

•En dessous du quadrillage, une barre donne accès aux différentes feuilles de calcul contenues dans le classeur.

La barre de menus de Calc

La barre de menus donne accès à toutes les commandes et fonctions de Calc. Pour lancer une commande, déroulez le menu où elle se trouve, puis cliquez sur la commande. Par exemple, pour ouvrir un classeur, déroulez le menu Fichier puis cliquez sur Ouvrir. Ou encore, pour afficher ou cacher le volet latéral, déroulez le menu Affichage et cliquez sur Volet latéral.

Examinons les menus mis à votre disposition.

Le menu Fichier est très riche. Il vous permet de créer un nouveau classeur vierge ou basé sur un modèle, d'ouvrir un classeur existant (qu'il se trouve dans vos unités de masse ou dans le cloud), d'enregistrer, d'exporter ou d'imprimer le classeur en cours d'édition, d'ajouter des méta-tags (des informations complémentaires) au classeur ou encore de quitter LibreOffice Calc.

Le menu Edition est essentiellement utilisé pour effectuer des couper/copier/coller, des recherches et remplacements. Lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même classeur, vous pourrez également utiliser le menu Edition pour contrôler le suivi des modifications. Nous y reviendrons dans la suite de la formation.

Le menu Affichage permet de décider quels éléments doivent s'afficher dans la fenêtre de Calc : barres d'outils, barre d'état, barre de formule, volet latéral, mais aussi de choisir le facteur de zoom de la zone de travail.

Comme son nom l'indique, le menu Insertion est utilisé pour insérer des éléments dans un classeur : images, audio, vidéo, scans, formes, FontWork (l'équivalent de WordArt dans Office), zones de texte, sauts de section et sauts de page, champs de formulaires, etc.

Le menu Format contient les commandes de mise en forme des feuilles de calcul. Vous l'utiliserez pour définir le format des cellules (gras, italique, souligné, barré, ombré, etc.), l'alignement dans les cellules, la largeur et la hauteur des cellules, mais aussi pour modifier l'allure des images, diagrammes et objets qui ont été placés dans une feuille de calcul.

Le menu Styles permet d'appliquer à la sélection un des styles prédéfinis de Calc. Mais aussi de définir un nouveau style basé sur la sélection.

Vous utiliserez le menu Feuille pour insérer et supprimer des cellules, des lignes et des colonnes, ou encore pour ajouter une nouvelle feuille au classeur en cours d'édition.

Avec le menu Données, vous pourrez trier et filtrer des données, définir des critères de validité pour les cellules, regrouper des cellules en mode plan, consolider des données ou encore obtenir des statistiques.

Le menu Outils donne accès au correcteur orthographique, à des outils évolués tels que le solveur, l'audit et l'éditeur de scénarios. Il permet également de partager un classeur, de protéger une feuille ou un classeur, d'accéder aux macros, de personnaliser les menus, les barres d'outils et d'une manière générale l'application.

Le menu Fenêtre vous permet de créer une nouvelle fenêtre, de fermer la fenêtre actuelle et de naviguer entre les différentes fenêtres ouvertes.

Enfin, le menu Aide donne accès à l'aide en ligne de Calc.

Les barres d'outils

Deux barres d'outils sont affichées par défaut lorsque vous lancez Calc : Standard et Formatage. Toutes deux facilitent l'accès aux commandes de menu les plus souvent utilisées.

La barre d'outils Standard

La barre d'outils Standard est affichée juste en dessous de la barre de menus. Elle contient les commandes les plus utiles de Calc :

Si vous voulez, vous pouvez transformer la barre d'outils Standard en une palette flottante. Pour cela, pointez les pointillés qui apparaissent à l'extrême gauche de la barre d'outils Standard, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déposez la barre d'outils où bon vous semble :

La barre d'outils se transforme immédiatement en une palette flottante que vous pouvez placer n'importe où sur l'écran en glissant-déposant sa barre de titre. Vous pouvez également la redimensionner pour lui donner des dimensions qui vous conviennent mieux :

Inversement, pour convertir la palette d'outils Standard en la barre d'outils équivalente, il suffit de double-cliquer sur sa barre de titre.

Les icônes de la barre d'outils Standard sont très simples à comprendre. Pour afficher leur intitulé, il suffit de les survoler avec la souris. Pour les utiliser, cliquez dessus avec le bouton gauche de la souris. Vous pourrez entre autres créer un nouveau classeur, ouvrir un classeur existant, sauvegarder le classeur en cours d'édition, imprimer le classeur en cours d'édition, le sauvegarder au format PDF, effectuer des opérations de couper/copier/coller, annuler ou répéter la dernière opération, insérer des lignes et des colonnes, trier et filtrer vos données, insérer une image, un diagramme, une table dynamique, et beaucoup d'autres choses encore.

La barre d'outils Formatage

La barre d'outils Formatage est affichée juste en dessous de la barre d'outils Standard :

Si vous préférez, vous pouvez la transformer en une palette flottante en utilisant la même technique que pour la barre d'outils Standard : pointez les pointillés, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déposez la barre d'outils à un autre emplacement pour la transformer en une palette flottante. Inversement, double-cliquez dans sa barre de titre pour la retransformer en une barre d'outils.

Les icônes de la barre d'outils Formatage sont très simples à comprendre. Tout comme pour la barre d'outils Standard, pour afficher leur intitulé, il suffit de les survoler avec la souris. Pour les utiliser, cliquez dessus avec le bouton gauche de la souris. Vous pourrez entre autres modifier le style, la police, le corps, la couleur, l'arrière-plan, les attributs, l'alignement, le format et les bordures des cellules sélectionnées.

Un peu plus loin dans cet ouvrage, vous apprendrez à personnaliser les barres d'outils Standard, Formatage et les autres dont nous n'avons pas encore parlé. Vous pourrez ainsi les limiter aux seules icônes dont vous avez réellement besoin.

Les autres barres d'outils

Il existe de nombreuses autres barres d'outils. Certaines apparaissent lorsqu'un élément est sélectionné dans le classeur (une image ou une forme par exemple). D'autres facilitent l'accès à certaines commandes de menu.

Pour choisir quelles barres d'outils sont affichées, déroulez le menu Affichage, pointez l'entrée Barres d'outils et cliquez sur la barre d'outils que vous voulez afficher ou cacher. Si la barre d'outils n'est pas apparente, elle s'affiche. Si elle est affichée, elle disparait :

Le volet latéral

Le volet latéral est affiché dans la partie droite de la fenêtre. Il contient par défaut cinq icônes : Propriétés, Styles et formatage, Galerie, Navigateur et Fonctions :

L'icône Propriétés donne accès à un volet qui regroupe les propriétés de la ou des cellules sélectionnées : style, police et attributs, format numérique, alignement, bordures et arrière-plan :

L'icône Styles et formatage donne accès à de nombreux styles de mise en forme, classés par catégories. Pour appliquer un style aux cellules sélectionnées, double-cliquez dessus :

L'icône Galerie donne accès à une galerie de cliparts. Pour insérer l'un d'entre eux dans la feuille de calcul, sélectionnez une catégorie dans la première zone de liste, cliquez du bouton droit sur le clipart à insérer dans la seconde et sélectionnez Insérer dans le menu contextuel :

L'icône Navigateur vous permet de vous déplacer dans le classeur en cours d'édition via les feuilles de calcul, les plages nommées, les plages de base de données ou liées, les images, les commentaires, etc.. Développez une catégorie et double-cliquez sur l'élément auquel vous voulez accéder. Ici par exemple, la catégorie Images est développée et nous double-cliquons sur Image1 pour accéder à ce titre dans le document :

Enfin, l'icône Fonctions facilite l'accès aux dernières fonctions utilisées dans Calc.

Formats et extensions

Plusieurs formats de fichiers sont utilisables dans LibreOffice Calc. Voici les principaux :

Format | Extension | Explications
Classeur ODF | ods | Format par défaut des classeurs Calc
Modèle de classeur ODF | ots | Modèle de classeur Calc
Microsoft Excel 2007-2013 XML | xlsx | Assure la compatibilité avec Excel 2007 et supérieur
Microsoft Excel 97-2003 | xls | Assure la compatibilité avec Excel 97 à 2003
Modèle Microsoft Excel 97-2003 | xlt | Assure la compatibilité avec les modèles Excel 97 à 2003
Document HTML | html | Document HTML
Texte CSV | csv | Texte brut dans lequel les colonnes sont séparées par des virgules
Microsoft Excel 2007-2016 XML | xlsm | Assure la compatibilité avec les fichiers contenant des macros d'Excel 2007 et supérieur

Raccourcis clavier

De nombreux raccourcis clavier peuvent être utilisés dans Calc. Essentiellement pour vous déplacer dans la feuille active et pour mettre en forme la ou les cellules sélectionnées. Rendez-vous sur cette page pour en avoir une liste exhaustive :

https://help.libreoffice.org/3.6/Calc/Shortcut_Keys_for_Spreadsheets/fr

Aide en ligne

Très peu d'utilisateurs de Calc savent comment tirer parti de l'aide en ligne. Pourtant, la plupart des questions les plus fréquentes y trouvent une solution ou un embryon de solution.

Accéder à l'aide online

Pour accéder à l'aide, il suffit d'appuyer sur la touche F1 du clavier.

Une boîte de dialogue vous informe que l'aide en ligne n'est pas installée. Cliquez sur Accéder à la version en ligne :

Selon le contexte dans lequel vous avez appuyé sur la touche F1, vous aurez alors accès au sommaire de l'aide :

Ou à une rubrique d'aide plus spécifique (par exemple si vous appuyez sur F1 dans une boîte de dialogue) :

Installer l'aide offline

Par défaut, l'aide offline n'est pas installée dans LibreOffice. Si votre connexion Internet n'est pas rapide, ou pas toujours accessible, vous voudrez peut-être installer l'aide offline de LibreOffice. Allez sur le site https://fr.libreoffice.org/. Déroulez le menu Télécharger et cliquez sur LibreOffice Evolution. Déplacez-la page vers le bas pour atteindre le bouton Aide pour l'utilisation hors ligne et cliquez dessus :

Une fois le fichier d'aide téléchargé, exécutez-le pour installer le système d'aide offline. Désormais, lorsque vous appuierez sur la touche F1 pour accéder à l'aide, une fenêtre d'aide conventionnelle sera affichée :

Désinstaller l'aide offline

Si vous voulez retourner à l'aide en ligne, il vous suffit de désinstaller le pack d'aide de LibreOffice. Sous Windows 10, cliquez sur Démarrer, tapez désinstaller et cliquez sur Ajouter ou supprimer des programmes dans la partie supérieure du menu Démarrer. La fenêtre Paramètres s'affiche. Recherchez LibreOffice 6.0 Help Pack dans la liste, cliquez dessus puis cliquez sur Désinstaller :

Gestion des classeurs

Cette section va vous montrer comment gérer les feuilles d'un classeur Calc. Vous verrez comment ajouter, nommer, déplacer, dupliquer et supprimer les feuilles d'un classeur.

Les classeurs Calc peuvent contenir une ou plusieurs feuilles de calcul, accessibles via des onglets dans la partie inférieure de la fenêtre :

Créer un nouveau classeur

Pour créer un nouveau classeur, plusieurs techniques sont possibles.

Si Calc n'est pas encore ouvert, vous avez le choix entre deux techniques.

Première technique

Cliquez sur Démarrer, tapez calc et cliquez sur LibreOffice Calc, dans la partie supérieure du menu Démarrer.

Deuxième technique

Cliquez sur Démarrer, tapez libre et cliquez sur LibreOffice dans le menu Démarrer. Cette action affiche le lanceur d'applications LibreOffice. Cliquez sur Classeur Calc sous Créer.

Que vous utilisiez la première ou la deuxième technique, l'application LibreOffice Calc s'ouvre et donne accès à un classeur vierge nommé Sans nom 1 :

Si Calc est déjà ouvert, trois techniques peuvent être utilisées pour ouvrir un nouveau classeur.

Première technique

Cliquez sur l'icône Nouveau dans la barre d'outils Standard :

Deuxième technique

Appuyez simultanément sur les touches Contrôle et N du clavier.

Troisième technique

Déroulez le menu Fichier, pointez l'entrée Nouveau et cliquez sur Classeur.

Ouvrir un classeur existant

Cette section va vous montrer les différentes techniques qui vous permettront d'ouvrir un classeur dans LibreOffice Calc.

Avec l'Explorateur de fichiers

Si le classeur à ouvrir se trouve dans les unités de masse de l'ordinateur (les disques durs et SSD locaux), le réseau local ou un espace Cloud accessible dans l'Explorateur de fichiers (OneDrive, Dropbox ou Google Drive par exemple), ouvrez l'Explorateur de fichiers. Déplacez-vous dans le dossier qui contient le classeur. S'il s'agit d'un fichier d'extension ods, double-cliquez dessus pour l'ouvrir dans Calc. Ici par exemple, le classeur est ouvert depuis le dossier Documents de l'espace Cloud Dropbox :

Si vous voulez ouvrir un fichier d'un autre type (xlsx, xls ou csv par exemple) dans Calc, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, pointez l'entrée Ouvrir avec et sélectionnez LibreOffice Calc dans la liste des applications proposées :

Avec le lanceur d'applications LibreOffice

Le lanceur d'applications LibreOffice peut être utilisé pour ouvrir vos fichiers Calc. Si vous avez installé LibreOffice sur votre ordinateur, cliquez sur Démarrer, tapez libre et cliquez sur LibreOffice dans la partie supérieure du menu Démarrer. Si vous utilisez la version portable de LibreOffice, ouvrez le dossier dans lequel LibreOffice a été décompressé et double-cliquez sur l'icône LibreOfficePortable.exe. Le lanceur d'applications LibreOffice s'affiche. Cliquez sur :

•Ouvrir un fichier pour ouvrir un fichier sur les unités de masse de votre ordinateur.

•Fichiers distants pour ouvrir un fichier sur vos services en ligne (cloud, FTP, etc.).

•Fichiers récents pour accéder aux fichiers que vous avez ouvert récemment dans LibreOffice.

Avec Calc

Si Calc est ouvert, vous pouvez au choix lancer la commande Ouvrir dans le menu Fichier, appuyer simultanément sur les touches Contrôle et O ou cliquer sur l'icône Ouvrir de la barre d'outils Standard :

Accès à des classeurs distants

Si vous voulez ouvrir un fichier depuis un cloud qui n'est pas accessible dans l'Explorateur de fichiers, lancez la commande Ouvrir distant dans le menu Fichier. La boîte de dialogue Fichiers distants s'affiche :

Si le service à atteindre n'est pas accessible dans la liste déroulante Service, cliquez sur Ajouter un service. La boîte de dialogue Services de fichiers s'affiche. Choisissez le type du service à interfacer dans la liste déroulante Type :

Interfaçage de Google Drive

A titre d'exemple, nous allons interfacer le cloud personnel Google Drive. Nous sélectionnons Google Drive dans la liste déroulante Type et nous complétons la boîte de dialogue Services de fichiers en entrant les informations demandées : le nom d'utilisateur et le mot de passe associé.

Un clic sur OK et Google Drive demande d'entrer le code PIN reçu par SMS :

Un autre clic sur OK et le cloud personnel Google Drive est accessible dans la boîte de dialogue Fichiers distants. Il ne vous reste plus qu'à sélectionner un classeur et à cliquer sur Ouvrir pour l'ouvrir dans Calc :

Interfaçage d'un serveur FTP

A titre d'exemple, nous allons maintenant interfacer un serveur FTP. Certains fournisseurs d'accès à Internet ainsi que tous les hébergeurs de sites Web donnent accès à un espace FTP. Si vous disposez d'un espace FTP, c'est un moyen pratique pour stocker vos fichiers sur un serveur distant. Ici par exemple, nous allons utiliser un espace FTP mis à disposition par le fournisseur d'accès à Internet Free.

Remarque

Les informations de connexion à votre espace FTP vous sont systématiquement fournies par mail. Elles sont également disponibles sur le site Web du fournisseur d'accès ou de l'hébergeur.

Lancez la commande Ouvrir distant dans le menu Fichier. La boîte de dialogue Fichiers distants s'affiche. Cliquez sur Ajouter un service. La boîte de dialogue Services de fichiers s'affiche. Sélectionnez FTP dans la liste déroulante Type, entrez :

•L'adresse de l'ordinateur FTP dans la zone de texte Hôte et le port de communication dans la zone de texte Port (21 en général).

•Votre nom d'utilisateur et votre mot de passe dans les zones de texte Utilisateur et Mot de passe.

•Le nom du service FTP dans la zone de texte Etiquette (ce nom apparaîtra dans la liste déroulante Service de la boîte de dialogue Fichiers distants).

•Le dossier à afficher dans la zone de texte Racine. Si cette zone de texte n'est pas renseignée, c'est la racine de votre zone FTP qui sera affichée par défaut.

Lorsque vous cliquez sur OK, si tous les champs ont bien été renseignés, votre espace FTP est accessible dans la boîte de dialogue Fichiers distants :

Si vous souhaitez interfacer un autre service distant, procédez comme pour Google Drive et suivez les directives données dans la boîte de dialogue Services de fichiers.

Supprimer un accès distant

A tout moment, vous pouvez supprimer un accès distant dans la boîte de dialogue Fichiers distants. Si cette boîte de dialogue n'est pas affichée, lancez la commande Ouvrir distant dans le menu Fichier pour l'afficher. Sélectionnez l'accès à supprimer dans la liste déroulante Service, cliquez sur la flèche, à droite du bouton Ajouter un service et cliquez sur Supprimer le service :

La suppression se fait après confirmation :

Fermer le classeur en cours d'édition

Pour fermer le classeur sur lequel vous êtes en train de travailler, vous pouvez :

•Lancer la commande Fermer dans le menu Fichier.

•Appuyer simultanément sur les touches Contrôle et F4.

•Cliquer sur la case de fermeture du document, dans la partie supérieure droite de Calc :

Enregistrer le classeur en cours d'édition

Pour enregistrer le classeur en cours d'édition dans vos unités de masse, lancez la commande Enregistrer dans le menu Fichier ou appuyer sur Contrôle + S. Si le classeur a déjà été enregistré, il est mis à jour en tenant compte des dernières modifications. S'il n'a jamais été enregistré, la boîte de dialogue Enregistrer sous s'affiche. Choisissez le dossier d'enregistrement, le nom et le type du classeur et cliquez sur Enregistrer :

Enregistrer le classeur dans un autre format

Lorsque vous lancez la commande Enregistrer ou Enregistrer sous dans le menu Fichier, le classeur en cours d'édition est sauvegardé dans un fichier OpenDocument Spreadsheet d'extension .ods :

Il est possible de sauvegarder un classeur Calc dans un autre format. Déroulez la liste Type et faites votre choix dans les formats proposés :

Si vous voulez assurer une compatibilité maximale avec Microsoft Excel, vous pouvez demander à Calc de sauvegarder les documents au format .xlsx par défaut. Pour cela, lancez la commande Options dans le menu Outils ou appuyez sur Alt + F12. La boîte de dialogue des options s'affiche. Développez l'entrée Chargement/enregistrement dans la zone de liste de gauche, puis cliquez sur Général. Dans la partie droite de la boîte de dialogue, choisissez Classeur dans la liste déroulante Type de document et Microsoft Excel 2007-2013 XML dans la liste déroulante Enregistrer systématiquement sous, puis validez en cliquant sur OK :

Les classeurs Calc seront maintenant sauvegardés au format .xlsx par défaut, à moins que vous ne choisissiez un autre format dans la boîte de dialogue Enregistrer sous.

Enregistrer le classeur dans le cloud

Vous voulez enregistrer votre classeur dans le cloud ou sur un serveur FTP ? Dans un premier temps, vous devez interfacer ces accès. Si nécessaire, consultez la section "Accès à des fichiers distants" pour savoir comment faire.

Une fois l'accès distant interfacé dans Calc, lancez la commande Enregistrer distant dans le menu Fichier. La boîte de dialogue Fichiers distants s'affiche. Sélectionnez une entrée dans la liste déroulante Service (1), un dossier dans la zone de liste (2), donnez un nom au classeur (3) et cliquez sur Enregistrer :

Gestion des classeurs - Un peu plus loin

Ajouter une feuille dans un classeur

Pour ajouter une feuille dans un classeur, vous pouvez cliquer sur l'icône + à gauche des onglets des feuilles existantes. Si le classeur contient quatre feuilles, la feuille ajoutée apparaîtra à la suite des feuilles existantes et s'appellera Feuille5.

Pour choisir la position et le nom de la nouvelle feuille, vous utiliserez une autre technique. Sélectionnez l'onglet de la feuille avant ou après laquelle doit se faire l'insertion (1) puis cliquez à droite des onglets des feuilles existantes (2). La boîte de dialogue Insérer une feuille s'affiche. Sous Position, choisissez l'emplacement de la nouvelle feuille. Sous Feuille, dans la zone de texte Nom, choisissez le nom de la nouvelle feuille, puis cliquez sur OK :

Ici par exemple, la feuille NouvelleFeuille est insérée avant la feuille active :

En utilisant la zone de texte Nombre de feuilles, vous pouvez insérer plusieurs feuilles simultanément. Mais dans ce cas, il n'est pas possible de choisir leur nom.

Vous pouvez également insérer une feuille de calcul qui se trouve dans un autre classeur. Sélectionnez l'option A partir d'un fichier, cliquez sur Parcourir, désignez le classeur à utiliser, sélectionnez la feuille à insérer dans la zone de liste et cliquez sur OK :

Si vous cochez la case Lier, la feuille insérée est liée au classeur dans lequel se fait l'insertion. Si une modification est faite dans le classeur qui contient la feuille originale, une boîte de dialogue vous demandera si vous voulez mettre à jour les données lorsque vous ouvrirez le classeur dans lequel la feuille a été insérée :

Renommer une feuille

Cliquez du bouton droit sur la feuille à renommer et sélectionnez Renommer la feuille dans le menu. La boîte de dialogue Renommer la feuille s'affiche. Donnez un autre nom à la feuille et cliquez sur OK pour la renommer :

Déplacer une feuille

Pointez l'onglet de la feuille à déplacer, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez l'onglet à sa nouvelle position. Le déplacement se fait au relâchement du bouton gauche de la souris :

Si vous préférez, vous pouvez également cliquer du bouton droit sur l'onglet de la feuille que vous voulez déplacer et sélectionner Déplacer/copier la feuille dans le menu. La boîte de dialogue Déplacer/copier la feuille s'affiche. Sous Action, sélectionnez l'option Déplacer. Sous Emplacement, la liste déroulante Vers le document définit le classeur dans lequel la feuille sera déplacée. Sous Insérer avant, désignez la feuille avant laquelle se fera le déplacement. Si nécessaire, renommez la feuille dans la zone de texte Nouveau nom, puis cliquez sur OK pour effectuer le déplacement. Ici par exemple, la feuille Feuille1 sera déplacée sous le même nom dans le classeur courant, avant la feuille Feuille3 :

Dupliquer une feuille

Pour dupliquer une feuille, maintenez la touche Contrôle du clavier enfoncée, pointez l'onglet de la feuille à dupliquer, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez l'onglet à l'emplacement souhaité. La copie se fait au relâchement du bouton gauche de la souris.

Avant le relâchement du bouton gauche de la souris :

Après le relâchement du bouton gauche de la souris :

Si vous préférez, vous pouvez également cliquer du bouton droit sur l'onglet de la feuille que vous voulez dupliquer et sélectionner Déplacer/copier la feuille dans le menu. La boîte de dialogue Déplacer/copier la feuille s'affiche. Sous Action, sélectionnez l'option Copier. Sous Emplacement, la liste déroulante Vers le document définit le classeur dans lequel la feuille sera dupliquée. Sous Insérer avant, désignez la feuille avant laquelle se fera l'insertion. Si nécessaire, donnez un nom à la nouvelle feuille dans la zone de texte Nouveau nom, puis cliquez sur OK pour effectuer la copie. Ici par exemple, la feuille Feuille1 sera copiée sous le nom Double dans le classeur courant, avant la feuille Feuille3 :

Supprimer une feuille

Pour supprimer une feuille, cliquez du bouton droit sur son onglet et choisissez Supprimer des feuilles dans le menu. Une boîte de dialogue de confirmation s'affiche. Validez la suppression en cliquant sur Oui :

Si nécessaire, vous pouvez supprimer plusieurs feuilles en une seule fois.

Si les feuilles sont consécutives, cliquez sur l'onglet de la première feuille, maintenez la touche Majuscule du clavier enfoncée et cliquez sur l'onglet de la dernière feuille. Cliquez du bouton droit sur un des onglets sélectionnés et choisissez Supprimer des feuilles dans le menu. La boîte de dialogue Confirmation s'affiche. Validez la suppression en cliquant sur Oui.

Si les feuilles ne sont pas consécutives, maintenez la touche Contrôle du clavier enfoncée et cliquez sur leurs onglets pour les sélectionner. Cliquez du bouton droit sur un des onglets sélectionnés et choisissez Supprimer des feuilles dans le menu. La boîte de dialogue Confirmation s'affiche. Validez la suppression en cliquant sur Oui.

Remarque

Il est toujours possible d'annuler la suppression d'une ou de plusieurs feuilles de calcul en appuyant simultanément sur les touches Contrôle et Z du clavier ou avec la commande Annuler dans le menu Edition.

Saisie de données

Pour entrer des données dans une cellule, commencez par sélectionner cette cellule en cliquant dessus. Une bordure épaisse entoure alors la cellule pour indiquer qu’elle est sélectionnée.

Dès que vous commencez à utiliser le clavier, les caractères tapés apparaissent dans la cellule et dans la barre de formule.

Il est parfois utile d'entrer plusieurs lignes de texte dans une cellule. Tapez la première ligne, appuyez sur Contrôle + Entrée, tapez la deuxième ligne, appuyez sur Contrôle + Entrée, ainsi de suite jusqu'à la dernière ligne. Appuyez sur Entrée ou sur Tabulation pour valider la saisie.

A gauche de la barre de formule, les icônes Annuler et Accepter permettent respectivement de supprimer la saisie et de la valider.

Vous pouvez également appuyer sur la touche :

•Echap pour annuler la saisie.

•Entrée pour valider la saisie et sélectionner la cellule suivante (ligne suivante, même colonne).

•Tab pour valider la saisie et sélectionner la cellule suivante (même ligne, colonne suivante).

Envoyer un classeur par mail

Avec Calc, il est vraiment facile d’envoyer un classeur avec votre client de messagerie par défaut :

1.Ouvrez le classeur que vous souhaitez envoyer.

2.Déroulez le menu Fichier, pointez Envoyer et cliquez sur Document par courriel.

Une feuille de composition de message contenant votre classeur s'affiche :

3.Entrez l'adresse du destinataire dans la zone A et le sujet du message dans la zone Objet.

4.Complétez le message en entrant quelques mots dans la zone de composition du message.

5.Cliquez sur Envoyer pour envoyer le message.

Vous l'avez peut-être remarqué, lorsque vous pointez la commande Envoyer dans le menu Fichier, Calc vous propose d'envoyer votre classeur au format OpenDocument, Microsoft Excel ou PDF. Si vous choisissez un autre format que celui du classeur, il est converti puis inséré en tant que pièce jointe dans un nouveau message.

Si vous utilisez une messagerie de type Webmail, il vous suffit en général de glisser-déposer le classeur de l'Explorateur de fichiers dans la fenêtre de composition de message :

Si cela n'est pas possible avec votre Webmail, cliquez sur le bouton Joindre ou équivalent et désignez le classeur à envoyer.

Exporter un classeur au format PDF

Vous avez vu qu'il était possible d'envoyer un classeur au format PDF à un correspondant e-mail via votre client de messagerie. Si vous ne voulez pas envoyer le classeur au format PDF mais simplement obtenir une version PDF de votre classeur, lancez la commande Exporter au format PDF dans le menu Fichier. La boîte de dialogue Options PDF s'affiche :

Sélectionnez les options qui vous conviennent puis cliquez sur Exporter pour créer le fichier PDF.

Remarque

L'exportation PDF n'est pas la seule possible : lancez la commande Exporter dans le menu Fichier. Vous verrez que vos classeurs peuvent également être exportés en tant qu'images JPG ou PNG, ou encore au format XHTML.

Imprimer une feuille de calcul

Avant de lancer l'impression d'une feuille de calcul, vous pouvez définir une zone d'impression. Si vous le faites, seules les données comprises dans cette zone d'impression seront imprimées. Si vous ne le faites pas, toutes les données de la feuille seront imprimées, à moins que vous ne restreigniez l'impression dans la boîte de dialogue Imprimer.

Définir une zone d'impression

Pour définir une zone d'impression, sélectionnez les cellules que vous voulez imprimer, déroulez le menu Format, pointez l'entrée Zones d'impression et cliquez sur Définir. Ici par exemple, la zone d'impression s'étend de la cellule A1 à la cellule C8 :

Vous pouvez désélectionner la plage A1:C8 en cliquant sur une cellule quelconque.

Lancez la commande Imprimer dans le menu Fichier ou appuyez simultanément sur les touches Contrôle et P. Quelle que soit la technique utilisée, la boîte de dialogue Imprimer s'affiche. Comme vous pouvez le constater dans la zone de prévisualisation, seule la plage A1:C8 sera imprimée :

Modifier la zone d'impression

Supposons que vous vouliez étendre la zone d'impression en ajoutant les cellules E1 à F8. Sélectionnez la plage E1:F8. Déroulez le menu Format, pointez l'entrée Zones d'impression et cliquez sur Ajouter :

Pour visualiser les données qui seront imprimées, le plus simple consiste à basculer en mode d'affichage Aperçu des sauts de page. Lancez la commande Saut de page dans le menu Affichage (pour quitter ce mode d'affichage, vous lancerez la commande Normal dans le menu Affichage) :

Dans cette vue, le contour des zones d'impression et des sauts de page apparaît en bleu et le numéro des pages apparaît en gris, au centre de chaque page. Les zones non imprimables ont un arrière-plan gris.

Comme vous le voyez, dans cet exemple, l'impression se fera sur deux pages. Si vous le souhaitez, vous pouvez regrouper les cellules pour que l'impression se fasse sur une seule page.

Déplacez la bordure la plus à droite de la page 1 vers la bordure la plus à droite de la page 2 pour étendre la page 1 sur la page 2 :

Maintenant, la page 1 a bien été étendue pour englober la page 2, mais la page 2 est toujours présente. Déplacez la bordure la plus à gauche de la page 2 vers sa bordure la plus à droite :

Cette fois-ci, la page 2 a bien disparu :

Par contre, les cellules de la colonne D sont incluses dans la zone d'impression. Je vous suggère de masquer la colonne D pour l'exclure de la zone d'impression. Cliquez sur l'en-tête de la colonne D, déroulez le menu Format, pointez l'entrée Colonnes et cliquez sur Masquer. Pour vous assurer que les données imprimées sont bien celles que vous voulez, lancez la commande Imprimer dans le menu Fichier ou appuyez sur Contrôle + P. Comme vous pouvez le constater, la colonne D ne sera pas imprimée et la plage de cellules sera regroupée sur une seule page :

Supprimer la zone d'impression

Pour supprimer la zone d'impression, déroulez le menu Format, pointez l'entrée Zones d'impression et cliquez sur Effacer. C'est aussi simple que cela.

Impression sans zone d'impression

Pour imprimer la feuille de calcul sélectionnée dans le classeur en cours d'édition, lancez la commande Imprimer dans le menu Fichier ou appuyez simultanément sur les touches Contrôle et P. Quelle que soit la technique utilisée, la boîte de dialogue Imprimer s'affiche :

Sélectionnez une imprimante dans la zone de liste Imprimante.

Par défaut, seule la feuille de calcul sélectionnée sera imprimée. Si vous le souhaitez, vous pouvez demander l'impression de toutes les feuilles de calcul du classeur ou les cellules sélectionnées seulement en sélectionnant (respectivement) Toutes les feuilles ou Cellules sélectionnées sous Plage et exemplaires.

Par défaut, toutes les pages seront imprimées. Si vous voulez limiter l'impression à une ou plusieurs pages, sélectionnez Pages sous Dont imprimer et indiquez les pages à imprimer dans la zone de texte en face de Pages. Vous pouvez par exemple entrer 1,3,5 pour imprimer les pages 1, 3 et 5. Ou encore 2-4 pour imprimer les pages 2 à 4.

Choisissez le nombre d'exemplaires à imprimer dans la zone de texte Nombre d'exemplaires.

Cochez la case Imprimer dans l'ordre inverse si vous voulez imprimer les pages de la dernière à la première (cela peut être pratique sur certaines imprimantes).

Dans la partie gauche de la boîte de dialogue, la zone de prévisualisation donne un aperçu de ce que vous obtiendrez à l'impression.

Remarquez enfin le bouton Propriétés qui donne accès aux propriétés de l'imprimante. La boîte de dialogue affichée lorsque vous cliquez sur ce bouton dépend de l'imprimante et du pilote de périphérique utilisé :

Une fois tous les réglages effectués dans la boîte de dialogue Imprimer, il ne vous reste plus qu'à cliquer sur OK pour lancer l'impression.

Avant de terminer cette section, sachez que vous pouvez modifier la taille des pages et l'orientation de l'impression (portrait ou paysage) en lançant la commande Page dans le menu Format. La boîte de dialogue Style de page s'affiche. Faites vos réglages sous l'onglet Page et validez en cliquant sur OK :

Sélections et mouvements

Se déplacer dans une feuille de calcul

Plusieurs techniques vous permettent de déplacer la cellule active dans la feuille de calcul.

Première technique : cliquez dans la zone de nom, désignez la cellule à atteindre et appuyez sur la touche Entrée du clavier pour qu'elle devienne la cellule active :

Deuxième technique : vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier suivants :

Raccourci | Passer à
Tab | La cellule suivante
Majuscule + Tab | La cellule précédente
Haut | La cellule au-dessus
Bas | La cellule en-dessous
Contrôle + Gauche | La première cellule de la ligne actuelle
Contrôle + Droite | La dernière cellule de la ligne actuelle
Contrôle + Origine | La cellule A1
Contrôle + Fin | La dernière cellule qui contient des données

Troisième technique : enfin, vous pouvez bien évidemment cliquer sur une cellule pour la sélectionner.

Sélectionner lignes et colonnes

Il est souvent utile de sélectionner plusieurs lignes ou plusieurs colonnes. Le plus souvent, ce sera pour les mettre en forme.

Pour sélectionner une ligne, cliquez sur son en-tête :

Pour sélectionner plusieurs lignes successives, commencez par sélectionner la première en cliquant sur son en-tête (1). Maintenez la touche Majuscule du clavier enfoncée et cliquez sur l'en-tête de la dernière ligne à sélectionner (2) :

Si les lignes à sélectionner ne sont pas voisines, sélectionnez la première en cliquant sur son en-tête (1). Maintenez enfoncée la touche Contrôle du clavier et cliquez tour à tour sur les en-têtes des autres lignes à sélectionner (ici, 2 puis 3) :

La sélection de colonnes est similaire, si ce n'est que vous devez cliquer sur les en-têtes des colonnes et non des lignes :

•Pour sélectionner une colonne, cliquez sur son en-tête de colonne.

•Pour sélectionner plusieurs colonnes voisines, sélectionnez la première en cliquant sur son en-tête de colonne, maintenez la touche Majuscule du clavier enfoncée et cliquez sur l'en-tête de colonne de la dernière colonne.

•Pour sélectionner plusieurs colonnes distantes, sélectionnez la première en cliquant sur son en-tête de colonne, maintenez la touche Contrôle du clavier enfoncée et cliquez tour à tour sur l'en-tête de colonne des autres colonnes.

Définir une zone de saisie

Pour faciliter la saisie de données dans un ensemble de cellules, le plus simple consiste à définir une zone de saisie. Placez le pointeur sur la première cellule (en haut à gauche), maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser le pointeur jusqu'à la dernière cellule de la zone de saisie (en bas à droite).

Ici par exemple, la zone de saisie concerne les cellules B3 à D7.

Il ne vous reste plus qu’à saisir les données et formules. Après avoir renseigné une cellule, vous pouvez appuyer sur la touche :

•Entrée pour confirmer le contenu de la cellule courante et vous déplacer vers la cellule inférieure (si elle fait partie de la zone de saisie), ou vers la première cellule de la colonne suivante.

•Tab pour confirmer le contenu de la cellule courante et vous déplacer vers la cellule de droite (si elle fait partie de la zone de saisie), ou vers la première cellule de la ligne suivante.

Notez que la saisie des données est limitée à la plage de cellules sélectionnée.

Si vous préférez, vous pouvez définir la zone de saisie dans la zone de nom. Par exemple, pour que la zone de saisie s'étende des cellules A2 à C6, tapez A2:C6 dans la zone de nom et appuyez sur la touche Entrée. La zone de saisie est sélectionnée. Il ne vous reste plus qu'à y saisir vos données :

Notez également qu'il est possible de nommer une zone de saisie ou une autre plage de cellules quelconque.

Supposons que vous souhaitiez donner un nom à une plage de cellules qui contient les noms des commerciaux de votre société. Sélectionnez les cellules concernées (1), tapez un nom dans la zone de nom (2) puis appuyez sur la touche Entrée du clavier :

Pour atteindre cette plage de cellules, il vous suffit désormais de taper commerciaux dans la zone de nom et d’appuyer sur la touche Entrée. La plage nommée sera alors automatiquement sélectionnée.

Enfin, pour supprimer le nom d'une plage de cellules, cliquez sur la flèche à droite de la zone de nom et sélectionnez Gérer les noms dans le menu. La boîte de dialogue Gérer les noms s'affiche. Sélectionnez le nom à supprimer, cliquez sur Supprimer puis fermez la boîte de dialogue en cliquant sur OK :

Couper, copier et coller

Les opérations de couper/copier/coller sont universellement utilisées dans le système d'exploitation Windows ainsi que dans les applications qui fonctionnent sous Windows. En ce qui concerne Calc, elles permettent de déplacer et/ou de dupliquer les éléments (cellules, images et autres objets) affichés dans un classeur.

Pour copier une ou plusieurs cellules sélectionnées, cliquez sur l'icône Copier dans la barre d'outils Standard (vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Contrôle + C pour parvenir au même résultat). Le texte est copié dans le presse-papiers et peut être collé une ou plusieurs fois dans le classeur en cours d'édition ou dans tout autre classeur.

Pour couper une ou plusieurs cellules sélectionnées, cliquez sur l'icône Couper dans la barre d'outils Standard (vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Contrôle + X pour parvenir au même résultat). Les cellules sélectionnées disparaissent. Elles sont placées dans le presse-papiers et peuvent être collées une ou plusieurs fois dans le classeur courant ou dans tout autre classeur.

Pour coller le contenu du presse-papiers dans la cellule active, cliquez sur l'icône Coller dans la barre d'outils Standard. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Contrôle + V pour parvenir au même résultat.

Pour accélérer les opérations de couper, copier, coller, vous pouvez utiliser le menu contextuel de la souris en cliquant sur le bouton droit sur une cellule.

Couper/copier/coller évolué

La fonctionnalité couper/copier/coller peut aller beaucoup plus loin dans Calc. A titre d'exemple, nous allons définir, puis copier/coller quatre cellules.

•La cellule A3 contient une valeur numérique formatée avec un format monétaire.

•La cellule B3 contient une valeur numérique comportant trois chiffres après la virgule et affichée sur un arrière-plan bleu.

•La cellule C3 contient une valeur numérique. La police utilisée est Comic Sans MS 20 points et l'arrière-plan de la cellule est jaune.

•Enfin, la cellule D3 contient la somme des cellules E7 à G7.

Nous sélectionnons les cellules A3 à D3 et nous les plaçons dans le presse-papiers en cliquant sur l'icône Copier de la barre d'outils Standard.

Le collage se fera à partir de la cellule A6. Nous cliquons sur cette cellule puis sur la flèche située à droite de l'icône Coller. Plusieurs méthodes de collage sont disponibles :

Vous pouvez par exemple coller les cellules :

•Sous la forme d'une image bitmap (Métafichier GDI, Bitmap PNG ou Bitmap). Une image représentant les cellules est collée dans la feuille de calcul. Vous pouvez la déplacer librement à l'aide d'un simple glisser-déposer.

•En conservant la mise en forme (calc8).

•Sous la forme d'un lien DDE. Les mises en forme sont perdues. Par contre les cellules destination sont liées aux cellules sources. Lorsqu'une cellule source est modifiée, la modification est immédiatement reportée dans la cellule destination correspondante.

•Sous la forme d'un texte brut (Texte non formaté). Toutes les mises en forme sont perdues.

Si les méthodes de collage par défaut ne sont pas suffisantes, lancez la commande Collage spécial dans le menu Edition pour accéder à des options supplémentaires. La boîte de dialogue Collage spécial s'affiche :

Choisissez les options qui vous conviennent et cliquez sur OK pour effectuer le collage.

Supprimer des données dans une feuille de calcul

Pour supprimer le contenu d'une cellule, sélectionnez la cellule puis appuyez sur la touche Suppr du clavier.

Pour supprimer uniquement le format d'une cellule, sélectionnez la cellule, puis cliquez sur l'icône Effacer le formatage direct dans la barre d'outils Standard. Vous pouvez utiliser le raccourci clavier Contrôle + M si vous préférez.

Enfin, pour effacer le contenu et le format d’une cellule, sélectionnez la cellule, puis lancez la commande Effacer des cellules dans le menu Feuille (vous pouvez également appuyez sur la touche Retour arrière du clavier). La boîte de dialogue Supprimer du contenu s'affiche. Cochez la case Tout supprimer et cliquez sur OK :

Reportez-vous aux sections intitulées "Supprimer lignes et colonnes" et "Supprimer des cellules" pour savoir comment supprimer des lignes, colonnes et cellules dans une feuille de calcul et décaler les lignes/colonnes/cellules avoisinantes en conséquence.

Attention : Si vous effacez le contenu d’une cellule qui est utilisée dans une formule, le résultat du calcul sera erroné ou inexploitable.

Recherches dans un classeur

Pour trouver une valeur, une formule ou un texte dans un classeur, commencez par sélectionner la cellule à partir de laquelle se fera la recherche. Lancez alors la commande Rechercher dans le menu Edition ou appuyez simultanément sur les touches Contrôle et F du clavier. La barre Rechercher s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre :

Entrez la valeur, la formule ou le texte recherché dans la zone Rechercher, puis appuyez sur la touche Entrée du clavier pour lancer la recherche. La première cellule correspondant au terme recherché est sélectionnée :

Vous pouvez cliquer sur la flèche Rechercher le suivant pour poursuivre la recherche vers la fin de la feuille de calcul ou sur la flèche Rechercher le précédent pour poursuivre la recherche vers le début de la feuille de calcul.

Si vous cliquez sur Tout rechercher, toutes les occurrences du terme recherché sont sélectionnées et une boîte de dialogue résume les résultats de la recherche :

Remarquez la case à cocher Respecter la casse. Si vous la cochez, la recherche tiendra compte des minuscules et des majuscules.

Si les possibilités de la barre Rechercher ne sont pas suffisantes, cliquez sur l'icône Rechercher & remplacer, dans la partie droite de la barre Rechercher. La boîte de dialogue Rechercher & remplacer s'affiche. Cliquez sur Autres options pour agrandir cette boîte de dialogue :

Dans cette boîte de dialogue élargie, utilisez les cases à cocher suivantes :

•Sélection active seulement pour n'effectuer la recherche que dans le bloc sélectionné.

•Expressions régulières pour autoriser les expressions régulières dans la zone de texte Rechercher.

•Rechercher des similarités pour rechercher du texte apparenté au texte recherché. Si nécessaire, cliquez sur le bouton Similarités pour paramétrer le degré de similarité souhaité. La boîte de dialogue Recherche de similarité s'affiche :

Utilisez les contrôles de cette boîte de dialogue comme ceci :

oEchanger les caractères : nombre de caractères qui peuvent être différents.

oAjouter des caractères : nombre de caractères qui peuvent être ajoutés à la recherche.

oSupprimer des caractères : nombre de caractères qui peuvent être absents de la recherche.

oCombiner : lorsqu'elle est cochée, cette case permet de considérer comme similaire une expression qui cumule un, deux ou trois des critères donnés dans les trois zones de texte.

•Remplacer à rebours pour faire une recherche de la cellule active vers le début de la feuille de calcul.

•Styles de cellule pour rechercher un style de cellules (les styles sont définis et appliqués via le menu Styles). Sélectionnez le style recherché dans la liste déroulante Rechercher.

•En face de Direction, choisissez Lignes ou Colonnes pour indiquer le sens de la recherche dans les cellules. Lignes provoque une recherche de gauche à droite, ligne après ligne. Colonnes provoque une recherche de haut en bas, colonne après colonne.

•Dans la liste déroulante Rechercher dans, choisissez :

oFormules pour effectuer la recherche dans les formules et les valeurs non calculées.

oValeurs pour effectuer la recherche dans les valeurs non calculées et dans les résultats des formules.

oNotes pour effectuer la recherche dans les commentaires attachés aux cellules.

Plus loin dans la recherche avec des expressions régulières

La recherche simple ne vous suffit pas ? Eh bien, il est possible d'utiliser des expressions régulières pour aller beaucoup plus loin.

Pour effectuer une recherche basée sur une expression régulière, lancez la commande Rechercher & remplacer dans le menu Edition ou appuyez sur Contrôle + H. Cliquez sur Autres options pour agrandir la boîte de dialogue Rechercher & remplacer et cochez la case Expressions régulières. Si vous laissez cette case décochée, le texte entré dans la zone de texte Rechercher sera recherché tel quel, et non en tant qu'expression régulière.

Par exemple, vous pouvez utiliser le caractère "." pour remplacer un caractère quelconque. Si vous recherchez l'expression "qu.", les mots que et qui feront partie des résultats.

Le tableau ci-après liste les expressions régulières les plus utiles. Si nécessaire, vous en trouverez d'autres sur cette page : Liste des expressions régulières.

Expression régulière
Signification
Exemple
Texte compatible

.
Un caractère unique quelconque, sauf un passage à la ligne ou un saut de paragraphe.
p.rt
part, port

^
Recherche au début des paragraphes
^Avec
Avec en début de paragraphe

$
Recherche à la fin des paragraphes
fin$
fin à la fin des paragraphes

*
Zéro, une ou plusieurs répétitions du caractère qui précède le *
12*34
134, 1234, 12234, 122234, etc.

+
Une ou plusieurs répétitions du caractère qui précède le +
12+34
1234, 12234, 122234, etc.

?
0 ou 1 répétition du caractère qui précède le ?
ab?c
ac ou abc

\
Caractère d'échappement pour faire une recherche sur des caractères spéciaux, comme ., ^ ou $ par exemple. Attention, les caractères \n, \t, \> et \< ont une signification particulière
abc\.
abc. Mais pas abcd ou abc3

\n
Saut de ligne inséré avec le raccourci clavier Maj + Entrée
\n
Saut de ligne

\t
Tabulation
\t
Une tabulation

^$
Paragraphe vide
^$
Un paragraphe vide

^.
Le premier caractère de chaque paragraphe
^.
Le premier caractère de chaque paragraphe

[abc123]
Recherche l'un des caractères mis entre parenthèses.
[abcd]
a, b, c ou d

[c-g]
Tous les caractères compris entre c et g
[a-z]
Un caractère entre a et z

[a-cg-t]
Correspond à un caractère situé entre a et c ou entre g et t
[a-zA-Z]
Une lettre minuscule ou une lettre majuscule

[^a-c]
Un caractère quelconque non compris entre a et c
[^a-z]
Un caractère qui n'est pas une lettre minuscule

|
Une expression ou une autre
blanc|noir
blanc ou noir

{n}
n répétitions du caractère précédent
t{3}
ttt

{n,p}
Entre n et p répétitions du caractère précédent
t{2,4}
tt, ttt ou tttt

{n,}
Au moins n répétitions du caractère précédent
n{2,}
nn, nnn, nnnn, etc.

[:alpha:]
Une lettre minuscule ou majuscule, y compris les lettres accentuées
[:alpha:]
A à z, A à Z et les lettres accentuées

[:digit:]
Un chiffre
[:digit:]
0 à 9

[:alnum:]
Une lettre ou un chiffre
[:alnum:]

[:space:]
Un espace ou une tabulation
[:space:]

[:lower:]
Un caractère minuscule. Attention, la case Respecter la casse doit être cochée.
[:lower:]

[:upper:]
Un caractère majuscule. Attention, la case Respecter la casse doit être cochée.
[:upper:]

Recherches et remplacements

Pour remplacer un texte par un autre, lancez la commande Rechercher & remplacer dans le menu Edition ou appuyez sur Contrôle + H. La boîte de dialogue Rechercher & remplacer s'affiche. Entrez le texte recherché dans la zone de texte Rechercher et le texte de remplacement dans la zone de texte Remplacer :

Vous pouvez cliquer sur :

•Rechercher le suivant pour atteindre la prochaine occurrence du mot recherché.

•Rechercher le précédent pour atteindre l'occurrence précédente du mot recherché.

•Remplacer pour remplacer l'occurrence courante par le texte de remplacement.

•Tout remplacer pour remplacer toutes les occurrences du texte recherché par le texte de remplacement.

Si les options proposées dans la boîte de dialogue Rechercher & remplacer ne sont pas suffisantes, cliquez sur Autres options pour accéder à des options complémentaires :

Dans cette boîte de dialogue élargie, utilisez les cases à cocher suivantes :

•Sélection active seulement pour n'effectuer la recherche que dans le bloc sélectionné.

•Expressions régulières pour autoriser les expressions régulières dans la zone de texte Rechercher.

•Rechercher des similarités pour rechercher du texte apparenté au texte recherché. Si nécessaire, cliquez sur le bouton Similarités pour paramétrer le degré de similarité souhaité. La boîte de dialogue Recherche de similarité s'affiche :

Utilisez les contrôles de cette boîte de dialogue comme ceci :

oEchanger les caractères : nombre de caractères qui peuvent être différents.

oAjouter des caractères : nombre de caractères qui peuvent être ajoutés à la recherche.

oSupprimer des caractères : nombre de caractères qui peuvent être absents de la recherche.

oCombiner : lorsqu'elle est cochée, cette case permet de considérer comme similaire une expression qui cumule un, deux ou trois des critères donnés dans les trois zones de texte.

•Remplacer à rebours pour faire une recherche du point d'insertion vers le début du document.

•Styles de cellules pour rechercher un style de cellules. Sélectionnez le style recherché dans la liste déroulante Rechercher.

•En face de Direction, choisissez Lignes ou Colonnes pour indiquer le sens de la recherche dans les cellules. Lignes provoque une recherche de gauche à droite, ligne après ligne. Colonnes provoque une recherche de haut en bas, colonne après colonne.

•Dans la liste déroulante Rechercher dans, choisissez :

oFormules pour effectuer la recherche dans les formules et les valeurs non calculées.

oValeurs pour effectuer la recherche dans les valeurs non calculées et dans les résultats des formules.

oNotes pour effectuer la recherche dans les commentaires attachés aux cellules.

Affichage et mise en forme

Les cellules d'une feuille de calcul

Les cellules d'une feuille de calcul peuvent contenir du texte, des nombres (classiques ou avec une notation scientifique), des pourcentages, des valeurs monétaires, des dates, des heures, des fractions, des valeurs logiques ou des formules.

Pour définir le type d'une cellule/d'un groupe de cellules, sélectionnez-la/les, puis lancez la commande Cellules dans le menu Format ou appuyez sur Contrôle + 1. La boîte de dialogue Formatage des cellules s'affiche. Basculez sur l'onglet Nombres. Choisissez le type des données dans la zone de liste Catégorie (1), le format d'affichage dans la zone de liste Format (2), une ou plusieurs options sous Options (3) et validez en cliquant sur OK :

Vous pouvez utiliser la barre d'outils Formatage pour définir la police, la taille des caractères, la couleur des caractères et de l'arrière-plan, l'alignement, le format numérique et les bordures de la sélection :

Pour aller plus loin dans la mise en forme des cellules sélectionnées, vous pouvez utiliser les commandes du menu Format. Par exemple, les commandes sous Format/Texte donnent accès aux attributs de texte des cellules sélectionnées :

Vous pouvez également utiliser plusieurs onglets de la boîte de dialogue Formatage des cellules. Lancez la commande Cellules dans le menu Format ou appuyez sur Contrôle + 1. La boîte de dialogue Formatage des cellules s'affiche. Utilisez l'onglet Police pour choisir la police et les attributs de texte :

Utilisez l'onglet Effets de caractères pour accéder à des paramètres de mise en forme complémentaires :

Utilisez l'onglet Bordures pour définir les bordures et l'ombrage des cellules sélectionnées :

Utilisez l'onglet Arrière-plan pour définir la couleur d'arrière-plan de la cellule :

Alignement et orientation des cellules

Pour aligner le contenu d'une ou de plusieurs cellules, commencez par la/les sélectionner. Lancez la commande Cellules dans le menu Format ou appuyez simultanément sur les touches Contrôle et 1. La boîte de dialogue Formatage des cellules s'affiche. Basculez sur l'onglet Alignement.

Choisissez l'alignement horizontal dans la liste déroulante Horizontal, l'alignement vertical dans la liste déroulante Vertical et l'orientation du texte dans la zone de texte Degrés ou dans la roue ABCD :

Voici un exemple d'alignement et d'orientation. Ici, les cellules A6 à A8 ont été sélectionnées, puis l'onglet Alignement de la boîte de dialogue Formatage des cellules a été paramétré comme ceci :

•Alignement horizontal : au centre

•Alignement vertical : milieu

•Orientation du texte : 45°

Mise en forme conditionnelle

En utilisant une mise en forme conditionnelle, un simple coup d'œil suffit pour comparer la productivité d’un groupe d’employés, ou encore le nombre de ventes d’un produit.

Nous allons travailler sur une feuille de calcul qui résume le nombre de ventes mensuelles des commerciaux d'une société.

Nous allons surligner en vert toutes les cellules dont la valeur est supérieure ou égale à 100, et surligner en rouge toutes les cellules dont la valeur est inférieure ou égale à 50.

Formatage conditionnel de base

Sélectionnez la plage de cellules concernée. Déroulez le menu Format, pointez l'entrée Formatage conditionnel et cliquez sur Condition. La boîte de dialogue Formatage conditionnel pour s'affiche. Utilisez le groupe d'options Condition1 pour définir la première mise en forme conditionnelle. Ici par exemple, le style Good sera appliqué à toutes les cellules du bloc sélectionné dont la valeur est supérieure ou égale à 100 :

Cliquez sur Ajouter. La première condition est résumée dans la partie supérieure de la boîte de dialogue et une deuxième zone de liste s'affiche. Définissez la deuxième mise en forme. Ici, le style Bad sera appliqué à toutes les cellules de la sélection dont la valeur est inférieure ou égale à 50 :

Validez en cliquant sur OK. Les cellules se colorent en fonction des deux conditions. Il est ainsi bien plus simple d'identifier les mois ou les commerciaux ont été les plus/les moins performants :

Pour supprimer un formatage conditionnel, sélectionnez la ou les cellules concernées, déroulez le menu Format, pointez l'entrée Formatage conditionnel et cliquez sur Condition. La boîte de dialogue Formatage conditionnel pour s'affiche. Sélectionnez tour à tour chacune des conditions et cliquez sur Supprimer pour les supprimer. Lorsque toutes les conditions ont été supprimées, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

Autres formatages conditionnels

Vous l'avez certainement remarqué, lorsque vous déroulez le menu Format et que vous pointez l'entrée Formatage conditionnel, plusieurs types de formatage prédéfinis vous sont proposées :

•Condition

•Echelle de couleurs

•Barre de données

•Jeu d'icônes

•Dates

Le premier type de formatage a déjà été examiné. Voyons en quoi consistent les autres.

Echelle de couleurs

La commande Echelle de couleurs vous permet d'appliquer (entre autres) plusieurs couleurs d'arrière-plan plus ou moins saturées en fonction des valeurs numériques des cellules sélectionnées. Choisissez un type de formatage conditionnel dans la deuxième liste déroulante, ajustez si nécessaire les paramètres du formatage conditionnel et validez en cliquant sur OK :

Barre de données

La commande Barre de données vous permet d'afficher des barres horizontales dans chaque cellule. Plus la cellule a une valeur élevée, plus la barre est longue :

Jeu d'icônes

La commande Jeu d'icônes vous permet d'afficher des icônes dans chaque cellule. La forme et la couleur des icônes dépendent des valeurs numériques spécifiées dans la boîte de dialogue. Ici par exemple :

•Les cellules dont les valeurs sont supérieures ou égales à 100 contiendront une icône verte orientée vers le haut.

•Les cellules dont la valeur est comprise entre 50 et 100 contiendront une icône de couleur jaune orientée vers la droite.

•Les cellules dont la valeur est inférieure à 50 contiendront une icône de couleur rouge orientée vers le bas :

Dates

Vous voulez mettre en forme des cellules contenant des dates ? Le formatage conditionnel Date est fait pour ça.

Supposons que vous ayez une feuille de calcul qui comptabilise la date de dernière commande de vos clients :

Il serait pratique de colorer les cellules de la deuxième colonne en fonction de la date de la dernière commande. Vous pourriez par exemple colorer en :

•Vert les cellules qui correspondent à une commande passée dans les 7 derniers jours.

•Jaune les cellules qui correspondent à une commande passée cette année.

•Rouge les cellules qui correspondent à une commande passée l'année dernière.

Sélectionnez les cellules concernées par le formatage conditionnel, développez le menu Format, pointez l'entrée Formatage conditionnel et cliquez sur Date. La boîte de dialogue Formatage conditionnel pour s'affiche.

Affectez le style :

•Good aux cellules dont la date est comprise dans les 7 derniers jours.

•Neutral aux cellules dont la date correspond à l'année courante.

•Bad aux cellules dont la date correspond à l'année précédente.

Pour cela, vous définirez les trois conditions suivantes :

Voici le résultat (cette copie d'écran a été faite le 1 Juin 2018) :

Accès centralisé aux formatages conditionnels

Vous avez défini plusieurs formatages conditionnels dans une feuille de calcul ? Cette section va vous montrer comment les gérer au sein d'une même boîte de dialogue. Déroulez le menu Format, pointez l'entrée Formatage conditionnel et cliquez sur Gérer. La boîte de dialogue Gérer le format conditionnel s'affiche. Elle contient tous les formatages conditionnels mis en place dans la feuille de calcul courante :

En agissant sur les boutons Ajouter, Editer et Supprimer, vous pouvez respectivement définir un nouveau formatage conditionnel, modifier le formatage conditionnel en surbrillance et supprimer le formatage conditionnel en surbrillance.

Remarque

Si votre classeur comporte plusieurs feuilles de calcul, la boîte de dialogue Gérer le format conditionnel est propre à chaque feuille de calcul. Elle n'affichera donc que les formatages conditionnels de la feuille courante.

Affichage et mise en forme - Un peu plus loin

Centrer sur plusieurs colonnes

Dans cet exemple, vous allez centrer le titre de la feuille de calcul dans les colonnes A à G :

Sélectionnez les cellules A1 à G1.

Déroulez le menu Format, pointez l'entrée Fusionner les cellules et sélectionnez Fusionner et centrer les cellules. Le titre est maintenant centré sur les colonnes A à G :

Modification de la largeur des colonnes

Dans cet exemple, nous allons modifier la largeur de la colonne Nom pour que les cellules ne soient pas tronquées :

Cliquez sur une cellule de la colonne A. Déroulez le menu Format, pointez l'entrée Colonnes et cliquez sur Largeur. Entrez une largeur en millimètres (mm), centimètres (cm), inches (in), points (pt) ou picas (pi) et cliquez sur OK pour valider :

A titre d'information :

•1cm = 10 mm

•1in = 2,54cm

•1in = 6pi

•1in = 72pt

Pour modifier la largeur d'une ou de plusieurs colonnes sélectionnées, vous pouvez adopter une approche plus visuelle :

1)Placez le pointeur de la souris dans la bordure droite de l'en-tête d'une des colonnes à redimensionner.

2)Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et modifiez visuellement la largeur de la sélection en déplaçant la souris horizontalement, vers la droite ou vers la gauche.

Notez également qu'il est possible d'ajuster automatiquement la largeur d'une colonne à son contenu. Positionnez le pointeur dans la bordure droite de l'en-tête de la colonne à redimensionner et double-cliquez. La largeur de la colonne s'adapte automatiquement à son contenu. Si vous préférez, vous pouvez également cliquer sur une cellule de la colonne à redimensionner, développer le menu Format, pointer Colonnes et cliquer sur Largeur optimale. La boîte de dialogue Largeur de colonne optimale s'affiche. Indiquez l'espace supplémentaire entre la plus longue entrée de la colonne et les bordures de colonnes verticales (ici 0,2cm) puis validez en cliquant sur OK :

Modification de la hauteur des lignes

Pour définir la hauteur d’une ou de plusieurs lignes, commencez par les sélectionner en cliquant sur leur numéro de ligne :

Si les lignes ne sont pas contigües, maintenez la touche Contrôle enfoncée lorsque vous cliquez sur les numéros de ligne. Déroulez le menu Format, pointez Lignes et cliquez sur Hauteur. La boîte de dialogue Hauteur des lignes s'affiche. Entrez la hauteur de la ligne en millimètres (mm), centimètres (cm), inches (in), points (pt) ou picas (pi) et cliquez sur OK pour valider.

Vous pouvez également adopter une approche plus visuelle :

1)Placez le pointeur de la souris dans la bordure inférieure de l’en-tête des lignes à redimensionner.

2)Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et modifiez visuellement la taille de la ligne en déplaçant la souris verticalement, vers le haut ou vers le bas.

Tout comme pour les colonnes, il est possible d'ajuster automatiquement la hauteur des lignes à leur contenu. Positionnez le pointeur dans la bordure inférieure de l'en-tête de la ligne à redimensionner et double-cliquez. La hauteur de la ligne s'adapte automatiquement à son contenu. Si vous préférez, vous pouvez également cliquer sur une cellule de la ligne à redimensionner, développer le menu Format, pointer Lignes et cliquer sur Hauteur optimale. La boîte de dialogue Hauteur de ligne optimale s'affiche. Indiquez l'espace supplémentaire entre la plus haute entrée de la ligne et les bordures de colonnes horizontales (ici 0cm) puis validez en cliquant sur OK :

Insérer lignes et colonnes

Pour insérer une ou plusieurs lignes, vous devez d'abord sélectionner autant de lignes que vous voulez en insérer.

Cliquez du bouton droit sur l'en-tête des lignes sélectionnées. Selon le résultat recherché, choisissez Insérer des lignes au-dessus ou Insérer des lignes au-dessous.

Le même procédé peut être utilisé pour insérer des colonnes, mais cette fois, vous devez sélectionner autant de colonnes que vous voulez en insérer. Cliquez du bouton droit sur l'en-tête des colonnes sélectionnées. Selon le résultat recherché, choisissez Insérer des colonnes à gauche ou Insérer des colonnes à droite.

Supprimer et insérer des cellules

Pour supprimer une ou plusieurs cellules, commencez par les sélectionner. Lancez la commande Supprimer des cellules dans le menu Feuille ou appuyez simultanément sur les touches Contrôle et -. La boîte de dialogue Supprimer des cellules s'affiche. Choisissez comment seront déplacées les cellules avoisinantes et cliquez sur OK pour confirmer la suppression. Ici, les cellules sont décalées vers le haut :

Pour insérer une ou plusieurs cellules, commencez par sélectionner les cellules où doit se faire l'insertion. Lancez la commande Insérer des cellules dans le menu Feuille ou appuyez simultanément sur les touches Contrôle et +. La boîte de dialogue Insérer des cellules s'affiche. Choisissez comment seront déplacées les cellules avoisinantes et cliquez sur OK pour confirmer l'insertion. Ici, les cellules sont décalées vers le bas :

Supprimer lignes et colonnes

Pour supprimer une ou plusieurs lignes, vous devez les sélectionner en cliquant sur leurs en-têtes de lignes. Si nécessaire, consultez la section "Sélectionner lignes et colonnes" pour savoir comment sélectionner des lignes dans une feuille de calcul.

Lancez la commande Supprimer des lignes dans le menu Feuille. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un des en-têtes des lignes sélectionnées et choisir Supprimer des lignes dans le menu contextuel.

Un processus similaire vous permet de supprimer des colonnes.

Insérer lignes et colonnes

Pour insérer une ou plusieurs lignes, vous devez d'abord sélectionner autant de lignes que vous voulez en insérer.

Cliquez du bouton droit sur un en-tête des lignes sélectionnées et choisissez Insérer des lignes au-dessus ou Insérer des lignes au-dessous dans le menu contextuel :

Si vous préférez, vous pouvez dérouler le menu Feuille, pointer l'entrée Insérer des lignes et choisir Lignes au-dessus ou Lignes en dessous.

Le même procédé peut être utilisé pour insérer des colonnes, mais cette fois, vous devez sélectionner autant de colonnes que vous voulez en insérer. Selon la commande choisie dans le menu contextuel ou dans le menu Feuille, les colonnes insérées apparaîtront à gauche ou à droite de la sélection :

Masquer lignes, colonnes et feuilles

Vous avez besoin de masquer temporairement une ou plusieurs lignes ou colonnes pour ne pas les imprimer ? Rien de plus simple : sélectionnez les lignes ou les colonnes à masquer en cliquant sur leurs en-têtes, déroulez le menu Format, pointez l'entrée Lignes ou Colonnes (selon votre sélection) et cliquez sur Masquer.

Pour afficher les lignes ou les colonnes qui ont été masquées, sélectionnez les lignes ou les colonnes alentour, déroulez le menu Format, pointez l'entrée Lignes ou Colonnes (selon votre sélection) et cliquez sur Afficher.

Saviez-vous qu'il est également possible de masquer des feuilles de calcul ? Cliquez du bouton droit sur l'onglet de la feuille que vous voulez masquer, puis sélectionnez Masquer la feuille dans le menu contextuel :

Pour afficher à nouveau une feuille qui a été masquée, cliquez du bouton droit sur l'onglet d'une des feuilles du classeur et sélectionnez Afficher les feuilles dans le menu contextuel. La boîte de dialogue Afficher la feuille s'affiche. Sélectionnez la feuille qui ne doit plus être masquée puis cliquez sur OK pour l'afficher :

Figer les volets

Lorsque les données d’une feuille de calcul sont en nombre trop important pour être affichées d’une seule traite dans Calc, il peut être intéressant de figer les lignes et/ou colonnes de titres pour maintenir leur affichage lorsque vous agissez sur les barres de défilement.

Figer une ou plusieurs lignes

Pour figer une ou plusieurs lignes, sélectionnez la ligne en-dessous des lignes à figer, déroulez le menu Affichage, pointez l'entrée Fixer des cellules et cliquez sur Fixer lignes et colonnes. Ici par exemple, la ligne 3 est sélectionnée pour figer les lignes 1 et 2 :

Comme vous pouvez le constater, les lignes 1 et 2 sont toujours visibles lorsque vous agissez sur la barre de défilement verticale :

Libérer les lignes figées

Pour libérer les lignes figées, déroulez le menu Affichage, pointez l'entrée Fixer des cellules et cliquez sur Fixer lignes et colonnes.

Figer une ou plusieurs colonnes

Vous vous en doutez certainement, pour figer une ou plusieurs colonnes, sélectionnez la colonne à droite des colonnes à figer, déroulez le menu Affichage, pointez l'entrée Fixer des cellules et cliquez sur Fixer lignes et colonnes. Ici par exemple, la colonne 2 est sélectionnée pour figer la colonne 1 :

Déplacez la barre de défilement horizontale. La première colonne est toujours visible :

Libérer les colonnes figées

Pour libérer les colonnes figées, déroulez le menu Affichage, pointez l'entrée Fixer des cellules et cliquez sur Fixer lignes et colonnes.

Figer une ou plusieurs lignes et colonnes

Pour figer simultanément une ou plusieurs lignes et une ou plusieurs colonnes, commencez par cliquer sur la cellule située à droite de la dernière colonne à figer et en-dessous de la dernière ligne à figer. Ici par exemple, en sélectionnant la cellule B3, la colonne A et les lignes 1 et 2 seront figées. Déroulez le menu Affichage, pointez l'entrée Fixer des cellules et cliquez sur Fixer lignes et colonnes :

Déplacez les barres de défilement horizontale et verticale. Comme vous pouvez le constater, la colonne A ainsi que les lignes 1 et 2 sont figées :

Libérer les lignes et les colonnes figées

Pour libérer les lignes et les colonnes figées, déroulez le menu Affichage, pointez l'entrée Fixer des cellules et cliquez sur Fixer lignes et colonnes.

Mise en forme automatique des cellules

Pour améliorer le rendu de vos feuilles de calcul, vous pouvez utiliser les styles d'autoformat de Calc. Sélectionnez les cellules concernées par la mise en forme puis lancez la commande Styles d'AutoFormat dans le menu Format. La boîte de dialogue AutoFormat s'affiche :

Sélectionnez un des formats proposés dans la zone de liste Format puis cliquez sur OK pour l'appliquer au tableau. Voici le résultat :

Travailler avec des feuilles de calcul

Recopie de cellules

Pour copier une cellule dans plusieurs cellules adjacentes, sélectionnez la cellule source, pointez le petit carré noir dans l'angle inférieur droit de la cellule, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris pour atteindre la dernière cellule où doit se faire la recopie :

Au relâchement du bouton gauche de la souris, la cellule est recopiée :

Attention

Si la cellule à recopier est numérique ou se termine par un chiffre, elle sera automatiquement incrémentée dans les cellules adjacentes :

Si vous voulez empêcher cette incrémentation, maintenez la touche Contrôle du clavier enfoncée lorsque vous déplacez le pointeur de la souris.

Si vous sélectionnez plusieurs cellules qui contiennent une progression logique, la recopie se fera en poursuivant cette logique. Ici par exemple, Les cellules A3 et B3 contiennent les valeurs 2 et 4. En les sélectionnant et en étendant la sélection jusqu'à la cellule I3, la progression est maintenue :

Si la progression n'est pas logique, Calc recopie les cellules en les incrémentant d'un à chaque recopie. Ici par exemple, les cellules A3 à C3 contiennent les valeurs 2, 5 et 3. En les sélectionnant et en étendant la sélection jusqu'à la cellule J3, les trois cellules sont recopiées et incrémentées à chaque recopie :

Transposer des données

Il est parfois nécessaire de transposer des données, c’est-à-dire de convertir une plage horizontale en une plage verticale, et vice-versa.

Sélectionnez la plage de données à transposer. Cliquez sur l'icône Copier dans la barre d'outils Standard ou appuyez sur Contrôle + C. Sélectionnez une cellule libre dans la feuille de calcul, puis lancez la commande Collage spécial dans le menu Edition. La boîte de dialogue Collage spécial s'affiche. Sous Sélection, cochez la case Tout coller, sous Options, cochez la case Transposer, puis cliquez sur OK :

Voici un exemple de transposition :

Attention : lorsque vous transposez des données, vous devez vous assurer que cela n'affecte pas les formules dans le reste de la feuille de calcul.

Réalisation de calculs simples

Nous allons raisonner sur un exemple simple pour voir comment insérer des formules dans une feuille de calcul. Ici, on connait le prix HT de deux objets et le taux de TVA. Nous allons utiliser des formules pour calculer le prix TTC de ces objets :

Cliquez sur la cellule D2 et tapez =B2*(1+C2). Le signe = indique que la suite est une formule, et les cellules qui entrent dans le calcul sont identifiées par leur numéro de colonne et leur numéro de ligne accolés. Validez la saisie en cliquant sur l'icône Accepter, à gauche de la barre de formule. Le contenu de la cellule est remplacé par le résultat de la formule et la barre de formule affiche (on pouvait s'y attendre) la formule que vous venez de saisir :

Remarques

Pour saisir plus rapidement et sans risque d'erreur de frappe les références aux cellules dans une formule, vous pouvez cliquer sur les cellules concernées au lieu d'entrer leur colonne et leur ligne. Par exemple, plutôt que d'écrire B2 dans une formule, vous pouvez simplement cliquer sur la cellule B2.

Bien entendu, vous auriez pu appuyer sur la touche Entrée ou Tabulation pour valider la formule, mais dans ce cas, la cellule active aurait changé, et vous auriez dû cliquer sur la cellule D2 pour voir que la cellule et la barre de formule étaient différentes.

En utilisant la même technique, vous allez calculer le prix TTC dans la cellule D3. La formule à utiliser est =B3*(1+C3). Voici le résultat :

Un peu plus loin dans cet ouvrage, vous verrez comment faciliter la saisie des formules et mettre en forme le résultat. Le but de cette section était de vous montrer comment saisir une formule simple dans une cellule.

Empêcher l'affichage des formules

Lorsque vous cliquez sur une cellule qui contient une formule, cette dernière apparaît en clair dans la barre de formule. Dans certains cas, il peut être utile de ne pas afficher la formule dans la barre de formule. Pour cela, deux actions sont nécessaires. Vous devez interdire l'affichage des formules sur les cellules concernées, puis protéger la feuille de calcul.

Sélectionnez les cellules qui contiennent les formules à dissimuler, puis lancez la commande Cellules dans le menu Format, ou appuyez simultanément sur les touches Contrôle et 1 du clavier. La boîte de dialogue Formatage des cellules s'affiche. Basculez sur l'onglet Protection de cellule, cochez la case Masquer les formules et validez en cliquant sur OK :

Pour protéger la feuille de calcul, lancez la commande Protéger la feuille dans le menu Outils. La boîte de dialogue Protéger la feuille s'affiche. Confirmez la protection de la feuille en cliquant sur OK.

Ça y est, les formules ne sont plus affichées dans la barre de formule :

L'Assistant Fonction

Les fonctions utilisées dans Calc peuvent être de plusieurs types : financières, dates et heures, mathématiques, statistiques, etc. Pour illustrer le fonctionnement de l'Assistant Fonction, nous allons convertir des mètres en pieds.

La fonction à utiliser est CONVERTIR(). Supposons que vous voulez connaitre l'équivalent en pieds de 150 mètres. La syntaxe de la fonction est la suivante :

= CONVERTIR(150 ; "m" ; "ft")

Si vous avez du mal à vous rappeler cette syntaxe, l’Assistant Fonction peut vous aider. Cliquez sur l’icône fx, à gauche de la barre de formule, lancez la commande Fonctions dans le menu Insertion ou appuyez simultanément sur les touches Contrôle et F2 du clavier. La boîte de dialogue Assistant Fonction s'affiche. Double-cliquez sur CONVERTIR dans la zone de liste Fonction :

Il vous suffit maintenant d’entrer les paramètres de la fonction et de cliquer sur OK pour l’insérer dans la cellule. Dans la zone de texte Nombre, entrez le nombre à convertir ou cliquez sur la cellule qui le contient. Dans les zones de texte De unité et En unité, entrez l'unité de départ et l'unité d'arrivée. Ici "m" et "ft" :

Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur OK pour insérer la fonction dans la feuille de calcul :

Calcul automatique

Dans Calc, il n’est pas nécessaire d'utiliser une calculatrice ou de définir des formules pour calculer rapidement une somme ou une moyenne : il suffit de sélectionner la zone qui contient les données. La somme et la moyenne apparaissent alors dans la zone de calcul automatique.

Si vous voulez afficher un autre calcul, cliquez du bouton droit dans la zone où sont affichées la somme et la moyenne et faites votre choix parmi les calculs qui vous sont proposés :

Suivi des modifications

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même classeur, il peut être utile d'utiliser des marques de révision pour mettre en évidence les modifications apportées par chacune d’entre elles. Lorsque la fonctionnalité Suivi des modifications est activée, chaque insertion, suppression ou mise en forme est suivie, et les modifications apparaissent dans une couleur propre à chacun des intervenants.

Pour activer le suivi des modifications, déroulez le menu Edition, pointez l'entrée Suivi des modifications et cliquez sur Enregistrer les modifications. Si vous préférez, appuyez sur Contrôle + Maj + E pour parvenir au même résultat.

Vous pouvez apporter vos modifications au document. Les cellules modifiées sont encadrées en rouge. Lorsque vous pointez une cellule ainsi marquée, une bulle d'aide donne des informations sur la modification :

Pour passer en revue les modifications apparues dans le classeur, les accepter ou les rejeter, déroulez le menu Edition, pointez l'entrée Suivi des modifications et cliquez sur Gérer les modifications. La boîte de dialogue Gérer les modifications s'affiche. Elle liste les modifications apportées à la feuille de calcul. Utilisez les boutons Accepter, Rejeter, Tout accepter et Tout rejeter pour (respectivement) accepter la modification surlignée en bleu, refuser la modification surlignée en bleu, accepter toutes les modifications ou rejeter toutes les modifications :

Enfin, pour mettre fin au suivi des modifications, déroulez le menu Edition, pointez l'entrée Suivi des modifications et cliquez sur Enregistrer les modifications. Si vous préférez, appuyez sur Contrôle + Maj + E pour parvenir au même résultat. Une boîte d'avertissement s'affiche. Cliquez sur Oui pour confirmer l'arrêt du suivi des modifications :

Remarque

Si vous acceptez l'arrêt du suivi des modifications, vous acceptez implicitement toutes les modifications apportées à la feuille de calcul. Cependant, vous pourrez toujours revenir en arrière en utilisant la commande Annuler dans le menu Edition ou le raccourci-clavier Contrôle + Z.

Mise en forme à l'aide d'un thème

En quelques clics souris, vous pouvez changer radicalement l’allure d’une feuille de calcul en lui appliquant un des thèmes prédéfinis de Calc. Notez qu'il est impossible d'ajouter des thèmes à Calc et que ces derniers ne peuvent pas être modifiés. Cependant, vous pouvez modifier leurs styles après les avoir appliqués à une feuille de calcul.

Lancez la commande Thème pour classeur dans le menu Format. La boîte de dialogue Sélection d'un thème s'affiche :

Choisissez un des thèmes proposés. Il est directement appliqué au classeur sans que vous ayez à fermer la boîte de dialogue en cliquant sur OK. Si le thème vous convient, confirmez son utilisation en cliquant sur OK. Dans le cas contraire, choisissez un autre thème ou annulez l'utilisation d'un thème en cliquant sur Annuler.

Voici un exemple de mise en forme avec le thème Nostalgie PC :

Si vous le souhaitez, vous pouvez apporter des modifications aux polices, couleurs, alignements et autres paramètres de mise en forme en utilisant la barre d'outils Formatage ou la boîte de dialogue Formatage des cellules.

Protection des cellules contre les modifications

Dans LibreOffice Calc, vous pouvez interdire la modification d'une ou de plusieurs cellules. Pour renforcer cette protection, vous pouvez lui associer un mot de passe. Le cas échéant, la protection ne peut être enlevée que lorsque le mot de passe correct a été saisi par l'utilisateur.

Sélectionnez les cellules à protéger. Lancez la commande Cellules dans le menu Format ou appuyez sur Contrôle + 1. La boîte de dialogue Formatage des cellules s'affiche. Basculez sur l'onglet Protection de cellule. Assurez-vous que la case Protégé est cochée puis cliquez sur OK :

Lancez la commande Protéger la feuille dans le menu Outils. La boîte de dialogue Protéger la feuille s'affiche :

Assurez-vous que la case Protéger cette feuille et le contenu des cellules verrouillées est cochée. Définissez éventuellement un mot de passe dans la zone de texte Mot de passe. Confirmez ce mot de passe en le saisissant à nouveau dans la zone de texte Confirmer. Sous Autoriser tous les utilisateurs de cette feuille à, définissez les permissions données aux utilisateurs de la feuille, puis validez en cliquant sur OK.

Ça y est, les cellules protégées ne peuvent plus être modifiées. Si vous essayez de modifier une cellule protégée, une boîte d'information s'affiche et la modification est impossible :

Pour autoriser à nouveau la modification des cellules qui étaient protégées, lancez la commande Protéger la feuille dans le menu Outils.

Si aucun mot de passe n'était affecté à la protection de la feuille, les cellules protégées peuvent être modifiées.

Si un mot de passe était associé à la protection de la feuille, la boîte de dialogue Annuler la protection de la feuille vous invite à saisir ce mot de passe :

Une fois le bon mot de passe entré, les cellules protégées peuvent être modifiées.

Ajouter des commentaires dans une feuille

Calc vous permet d’ajouter des commentaires dans une feuille de calcul et de les associer à des cellules particulières. Les cellules contenant un commentaire sont facilement repérables par l’indicateur de couleur rouge qui est affiché dans leur angle supérieur droit :

Insérer un commentaire

Pour insérer un commentaire dans une cellule, commencez par sélectionner la cellule en cliquant dessus. Trois techniques sont alors possibles. Vous pouvez :

•Lancer la commande Commentaire dans le menu Insertion.

•Appuyer sur Contrôle + Alt + C.

•Cliquer du bouton droit sur la cellule et sélectionner Insérer un commentaire dans le menu.

Une bulle de commentaire s'affiche. Entrez le commentaire, puis cliquez à l'extérieur de la bulle.

Afficher les commentaires

Pour lire le commentaire associé à une cellule, il suffit de pointer la cellule pendant une fraction de seconde. Le commentaire disparaît lorsque la cellule n'est plus pointée. Si vous voulez que le commentaire reste affiché lorsque la souris n'est plus au-dessus de la cellule, cliquez du bouton droit sur la cellule et sélectionnez Afficher le commentaire dans le menu. Le commentaire reste affiché jusqu'à ce que vous cliquiez à nouveau du bouton droit sur la cellule et que vous sélectionniez Masquer le commentaire.

Mise en forme des commentaires

Par défaut, les commentaires sont affichés dans des bulles de couleur jaune. Mais rien ne vous empêche de les personnaliser. Cliquez sur la bulle de commentaire à personnaliser. La boîte de dialogue Propriétés de l'objet de dessin s'affiche. Personnalisez la bulle et fermez la boîte de dialogue pour prendre en compte les modifications :

Une infobulle pour aider l'utilisateur

Pour terminer cette section, nous allons parler des infobulles d'aide. Il ne s'agit pas à proprement parler de commentaires, mais plutôt d'informations pour faciliter la saisie dans certaines cellules.

Pour associer une infobulle d'aide à une cellule, cliquez sur cette cellule, déroulez le menu Données, puis cliquez sur Validité. La boîte de dialogue Validité s'affiche. Basculez sur l'onglet Aide à la saisie, cochez la case Afficher l'aide à la saisie lors de la sélection d'une cellule, entrez un titre et un texte d'aide dans les zones Titre et Aide à la saisie, puis validez en cliquant sur OK :

La bulle d'aide s'affichera lorsque la cellule sera sélectionnée :

Comparaison de classeurs

Avec Calc, vous pouvez facilement comparer deux versions d’un même classeur ou deux classeurs dont le contenu est proche. Voici comment procéder :

Ouvrez la première version du classeur.

Lancez la commande Comparer le document dans le menu Edition. La boîte de dialogue Comparer à s'affiche. Désignez la deuxième version du classeur.

Quelques instants plus tard, les différences entre le premier et le deuxième classeur apparaissent dans le premier classeur sous la forme de marques de révision et la boîte de dialogue Gérer les modifications s'affiche. Utilisez cette boîte de dialogue pour modifier ou non la première feuille en fonction de la seconde :

Travailler avec des feuilles de calcul - Un peu plus loin

Tri de données

Calc est en mesure de trier des données sur une ou plusieurs colonnes, éventuellement en recopiant le résultat du tri dans une plage de cellules de la feuille de calcul.

Selon si une plage de cellules est sélectionnée, le tri porte sur cette plage ou sur le bloc de cellules dans lequel se trouve la cellule active.

Pour effectuer un tri dans un ordre croissant ou alphabétique, sélectionnez le bloc à trier ou cliquez sur une cellule de données, puis lancez la commande Tri croissant dans le menu Données ou cliquez sur l'icône Tri croissant (1) dans la barre d'outils Standard.

Les données de la colonne sont immédiatement triées et les colonnes alentour sont réorganisées en conséquence. Si la colonne triée comportait une ligne de titre, elle est considérée comme une simple donnée et incluse dans le tri.

Pour effectuer un tri dans un ordre décroissant ou inverse alphabétique, sélectionnez le bloc à trier ou cliquez sur une cellule de données, puis lancez la commande Tri décroissant dans le menu Données ou cliquez sur l'icône Tri décroissant (2) dans la barre d'outils Standard.

Les données de la colonne sont immédiatement triées et les colonnes alentour sont réorganisées en conséquence. Si la colonne triée comportait une ligne de titre, elle est considérée comme une simple donnée et incluse dans le tri.

Pour effectuer un tri sur plusieurs colonnes ou accéder à des options de tri, sélectionnez le bloc à trier ou cliquez sur une cellule de données, puis lancez la commande Trier dans le menu Données ou cliquez sur l'icône Trier (3) dans la barre d'outils Standard.

La boîte de dialogue Trier s'affiche. Sous l'onglet Critères de tri, vous pouvez choisir jusqu'à trois colonnes classées dans un ordre croissant/alphabétique ou décroissant/inverse alphabétique :

L'onglet Options donne accès à plusieurs options intéressantes :

Remarquez en particulier les cases à cocher suivantes :

•Sensible à la casse. Lorsque cette case est cochée, le tri tient compte des minuscules et des majuscules. Ainsi par exemple, a<A, ou encore b<T.

•La plage contient des étiquettes de colonne. Très pratique, cette option permet de ne pas prendre en compte les étiquettes présentes sur la première ligne des colonnes sélectionnées ou de la plage de cellules sélectionnée.

•Activer le tri naturel. Supposons que les cellules contiennent les données suivantes : A1, A10, A13, A2, A21, A20.Un tri par ordre croissant en désactivant le tri naturel donnera A1, A10, A13, A2, A20, A21. En activant le tri naturel, vous obtiendrez A1, A2, A10, A13, A20, A21.

•Copier le résultat du tri à. Cochez cette case et indiquez la position de la recopie dans la deuxième zone de texte pour afficher les données triées à un autre emplacement. Ici par exemple, les données seront triées par ordre inverse alphabétique sur la première colonne et la recopie se fera à partir de la cellule E1 :

Voici le résultat :

Filtrage des données

En filtrant les données d’une feuille, vous pouvez très facilement restreindre leur nombre pour n’afficher que celles qui répondent à un ou plusieurs critères.

Pour illustrer le filtrage des données, nous allons raisonner sur une feuille de calcul qui représente la pyramide des âges en France début Janvier 2013. Ici, les données s'étendent de la cellule A6 à la cellule E107 :

Filtrage avec un AutoFiltre

L'utilisation d'un AutoFiltre est une des façons les plus simples de filtrer vos données. Cliquez sur une cellule dans la plage que vous souhaitez filtrer ou sélectionnez cette plage. Ici, nous sélectionnons la plage A6:E107. Lancez la commande AutoFiltre dans le menu Données. Des flèches apparaissent dans chacune des cellules de la ligne de titre :

Pour définir un filtre, cliquez sur une des flèches et définissez les critères de filtrage. Vous pouvez appliquer un tri croissant ou décroissant, sélectionner les dix valeurs les plus élevées, les cellules vides, appliquer un filtre standard (voir section suivante) à la colonne, etc. :

Si vous utilisez plusieurs critères de filtrage, ils se cumulent. Vous pourriez par exemple appliquer un tri croissant sur la colonne Année de naissance et un filtre Top10 sur la colonne Âge révolu pour limiter l'affichage aux âges compris entre 99 et 90 ans :

Pour supprimer le filtre et retrouver l'intégralité des données, lancez la commande AutoFiltre dans le menu Données.

Filtrage avec un filtre standard

Cliquez sur une cellule dans la plage que vous souhaitez filtrer ou sélectionnez cette plage. Déroulez le menu Données, pointez l'entrée Plus de filtres et cliquez sur Filtre standard. Cette action affiche la boîte de dialogue Filtre standard :

Si nécessaire, cliquez sur Options pour accéder à des critères de filtrage complémentaires :

Supposons par exemple que vous ne vouliez afficher que les données pour lesquelles la colonne Âge révolu est comprise entre 20 et 30. Sélectionnez la plage qui contient les données à filtrer. Ici A6 à E107. Déroulez le menu Données, pointez l'entrée Plus de filtres et cliquez sur Filtre standard. La boîte de dialogue Filtre standard s'affiche. Paramétrez cette boîte de dialogue comme ceci :

Il est facile de comprendre que le filtre limitera les données affichées aux lignes pour lesquelles les cellules de la colonne Âge révolu ont une valeur comprise entre 20 et 30. Voici le résultat :

Pour supprimer le filtre et retrouver l'intégralité des données, déroulez le menu Données, pointez l'entrée Plus de filtres et cliquez sur Réinitialiser le filtre.

Filtrage avec un filtre spécial

Pour filtrer les données, vous pouvez définir un tableau qui contient les conditions de filtrage. Supposons par exemple que vous vouliez limiter l'affichage aux lignes dont la cellule Ensemble est supérieure à 900000 ou dont la cellule Âge révolu est supérieure à 95. Recopiez la ligne de titre et ajoutez les conditions de filtrage en-dessous. Placez-les sur une même ligne pour les lier par un ET. Placez-les sur des lignes différentes pour les lier par un OU.

Ces données se trouvent dans les cellules G6 à K8.

Sélectionnez la pyramide des âges, c'est-à-dire la plage A6:E107. Déroulez le menu Données, pointez l'entrée Plus de filtres et cliquez sur Filtre spécial. La boîte de dialogue Filtre spécial s'affiche. Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et sélectionnez la plage dans laquelle se trouvent les critères de tri. A savoir, la plage G6:K8. La deuxième zone de texte contient la plage sélectionnée :

Cliquez sur OK pour appliquer le filtre. Voici le résultat :

Comme vous pouvez le constater, seules les lignes dont la cellule Ensemble est supérieure à 900000 ou dont la cellule Âge révolu est supérieure à 95 sont apparentes.

Combinaison

En quelques clics souris, Calc permet de mettre à jour un ensemble de cellules numériques. Supposons par exemple que vous désiriez augmenter de 5% les valeurs stockées dans un groupe de cellules :

1.Tapez 105% dans une cellule.

2.Sélectionnez cette cellule puis copiez-la dans le presse-papiers avec la commande Copier dans le menu Edition ou le raccourci clavier Contrôle + C.

3.Sélectionnez les cellules qui contiennent les valeurs que vous voulez mettre à jour.

4.Lancez la commande Collage spécial dans le menu Edition ou appuyez sur Contrôle + Majuscule + V. La boîte de dialogue Collage spécial s'affiche. Sous Opérations, sélectionnez l'option Multiplier et validez en cliquant sur OK :

Voici les données avant et après la combinaison :

Consolidation

Pour regrouper les données issues de plusieurs feuilles de calcul, vous utiliserez la technique dite de consolidation.

Par exemple, supposons que vous souhaitiez ajouter les chiffres d’affaires mensuels des filiales d'une entreprise. Chacune des filiales vous fournit une feuille de calcul ayant la même structure : Corp1, Corp2 et Corp3. Les données seront consolidées dans la feuille de calcul Corp qui contient la même structure que les autres feuilles, mais aucune donnée.

Rassemblez les feuilles de calcul à consolider dans un classeur unique :

Sélectionnez la feuille de calcul dans laquelle doit se faire la consolidation (ici Corp), puis lancez la commande Consolider dans le menu Données. La boîte de dialogue Consolider s'affiche :

Cliquez dans la zone de texte sous Copier le résultat vers et cliquez sur la première cellule de la plage où se fera la consolidation. Ici B2. La zone de texte fait maintenant référence à la cellule B2 :

Cliquez sur la zone de texte sous Plages de données source, basculez sur l'onglet Corp1 et désignez la plage qui contient les données en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Au relâchement du bouton gauche, la plage s'affiche sous Plages de données source :

Cliquez sur le bouton Ajouter pour mémoriser cette plage, puis recommencez la même manipulation sur les onglets Corp2 et Corp3. Une fois la désignation des trois zones à consolider terminée, la boîte de dialogue Consolider devrait ressembler à ceci :

Assurez-vous que la fonction Somme est bien sélectionnée dans la liste déroulante Fonction, puis cliquez sur OK. Le premier onglet est automatiquement sélectionné pour afficher les données consolidées :

Travailler avec des feuilles de calcul -Encore plus loin

Valeur cible et solveur

Supposons que vous placiez 10 000 € sur un compte qui rapporte 6% par an. Pour savoir au bout de combien de temps cette somme aura doublé, vous utiliserez la fonction NPM de Calc :

= NPM(6%; 0; 10000; -20000; 0)

Insérez ces valeurs numériques dans une feuille de calcul et définissez la formule NPM à l'aide de l'assistant fonction. Voici ce que vous devez mettre en place :

La fonction NPM indique qu'il faudra un peu moins de 12 années pour doubler l'investissement.

Supposons que vos besoins changent. Vous voulez atteindre la valeur 25 000 €, toujours en 11,89 ans. Quel taux devez-vous viser pour arriver à vos fins ?

Pour résoudre ce problème, vous allez définir une valeur cible. Entrez la valeur à atteindre (25 000 €) dans la cellule C2. Il faudra un peu moins de 16 ans pour atteindre cette valeur si le taux est de 6%. Je vous rappelle que le but est d'atteindre la valeur cible de 25 000€ en 11,89 ans.

Sélectionnez la cellule D5, qui contient le résultat de la fonction NPM. Lancez la commande Solveur dans le menu Outils. La boîte de dialogue Solveur s'affiche. Sélectionnez l'option Valeur de pour le paramètre Optimiser le résultat à. Indiquez que la cellule à modifier est A2 puisque vous voulez agir sur le taux :

Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur Résoudre pour demander au solveur de trouver la solution. Quelques instants plus tard, une boîte de message indique que le solveur a trouvé la solution :

Cliquez sur OK. Une nouvelle boîte de message vous demande si vous voulez conserver la solution. Cliquez sur Conserver le résultat :

Le taux du placement devra atteindre 8,01% :

Tableau croisé dynamique

Les tableaux croisés dynamiques sont utilisés pour synthétiser rapidement un ensemble d'informations. Considérons le tableau suivant qui indique le nombre de ventes de plusieurs objets par deux vendeurs nommés Michel et Marc.

Pour synthétiser ces données, vous allez définir un tableau croisé dynamique. Sélectionnez une cellule dans la plage A1:C9, puis lancez la commande Table dynamique dans le menu Insertion. La plage de données qui entoure la cellule active est sélectionnée et la boîte de dialogue Sélectionner la source s'affiche :

Assurez-vous que l'option Sélection active est sélectionnée puis cliquez sur OK. La boîte de dialogue Mise en page de la table dynamique s'affiche. Déplacez tour à tour les champs Nom et Code de la zone de liste Champs disponibles dans la zone de liste Champs de ligne, puis le champ Quantité de la zone de liste Champs disponibles dans la zone de liste Champs de données. Voici ce que vous devez avoir :

Validez en cliquant sur OK. Le tableau croisé dynamique apparaît dans un nouvel onglet du classeur :

Macros

Si vous effectuez souvent les mêmes traitements dans vos classeurs, vous pouvez faciliter cette tâche en utilisant des macros.

Définir une nouvelle macro

Ouvrez le classeur dans lequel vous voulez enregistrer une macro. Déroulez le menu Outils, pointez l'entrée Macros et cliquez sur Enregistrer une macro. Si cette commande est grisée, c'est parce que l'enregistrement des macros est désactivé. Lancez la commande Options dans le menu Outils. La boîte de dialogue Options s'affiche. Développez l'entrée LibreOffice dans la zone de liste de gauche et cliquez sur Avancé. Sous Fonctionnalités optionnelles, cochez la case Activer l'enregistreur de macros et validez en cliquant sur OK :

A titre d'exemple, nous allons définir une macro qui affecte les attributs gras, italique et souligné à la sélection :

•Assurez-vous qu'une ou plusieurs cellules sont sélectionnées.

•Lancez la commande Macros/Enregistrer une macro dans le menu Outils. La palette flottante Enregistrer une macro s'affiche sur l'écran. Vous l'utiliserez pour mettre fin à l'enregistrement de la macro :

•Cliquez successivement sur les icônes Gras, Italique et Soulignage, dans la barre d'outils Standard.

•Cliquez sur Terminer l'enregistrement dans la palette Enregistrer une macro pour arrêter l'enregistrement de la macro. La boîte de dialogue Macros LibreOffice Basic s'affiche. Donnez un nom à la macro, puis cliquez sur Enregistrer :

Attention :

•Le nom de la macro ne doit comporter aucun espace ni aucun caractère spécial (caractère accentué, cédille, signe).

•Plusieurs actions ne sont pas mémorisées par l'enregistreur de macros : l'ouverture d'une fenêtre, le changement de fenêtre, les actions réalisées dans une autre fenêtre, les actions indépendantes du contenu du classeur, les sélections effectuées avec la souris.

Exécuter une macro

Pour exécuter la macro, sélectionnez une ou plusieurs cellules, déroulez le menu Outils, pointez successivement les entrées Macros et Gérer les macros puis cliquez sur LibreOffice Basic. La boîte de dialogue Macros LibreOffice Basic s'affiche. Sous Macros de, développez les entrées Mes macros et Standard, puis cliquez sur Module1. La macro GrasItaliqueSouligne apparaît dans la zone de liste Macros existantes dans Module1. Cliquez dessus, puis cliquez sur Exécuter :

La boîte de dialogue Macros LibreOffice Basic se ferme et la macro s'exécute.

Affecter un raccourci clavier à une macro

Si vous devez exécuter à plusieurs reprises une macro, je vous conseille de lui affecter un raccourci clavier. Déroulez le menu Outils, pointez successivement les entrées Macros et Gérer les macros puis cliquez sur LibreOffice Basic. La boîte de dialogue Macros LibreOffice Basic s'affiche. Sous Macros de, développez les entrées Mes macros et Standard, puis cliquez sur Module1. La macro GrasItaliqueSouligne apparaît dans la zone de liste Macros existantes dans Module1. Cliquez dessus puis cliquez sur Assigner :

La boîte de dialogue Personnaliser s'affiche. Basculez sur l'onglet Clavier. Dans la partie inférieure de cette boîte de dialogue, sous Catégorie, développez les entrées Macros LibreOffice, Mes macros et Standard, puis cliquez sur Module1 (1). La macro GrasItaliqueSouligne apparaît dans la zone de liste Fonction. Cliquez dessus (2). Dans la zone de liste Raccourcis clavier, trouvez un raccourci qui n'est pas utilisé, c'est-à-dire en face duquel aucun texte n'est affiché. Ici par exemple, nous choisissons le raccourci clavier Alt + 0. Cliquez sur ce raccourci (3). Cliquez enfin sur Modifier (4). Le raccourci clavier s'affiche dans la zone de liste Touches. Validez en cliquant sur OK (5) puis fermez la boîte de dialogue Macros LibreOffice Basic en cliquant sur Fermer.

Pour utiliser la macro GrasItaliqueSouligne, il suffit désormais de sélectionner une ou plusieurs cellules et d'appuyer sur Alt + 0.

Importer des données depuis Base

Cette section va vous montrer comment importer dans Calc des données issues d'une base de données ou d'une requête Base, la base de données de la suite LibreOffice.

Nous allons partir de cette table :

Copie de données Base dans Calc

Dans Base, cliquez du bouton droit sur la table ou la requête dont vous voulez importer les données et choisissez Copier dans le menu contextuel :

Dans Calc, cliquez du bouton droit sur la cellule à partir de laquelle doit se faire l'insertion et choisissez Coller dans le menu contextuel :

Les données sont collées dans la feuille de calcul. Si vous modifiez la table Base, la feuille de calcul ne sera pas mise à jour.

Liaison d'une table ou d'une requête Base dans Calc

Nous allons établir une liaison dynamique (DDE) entre une requête SQL Base et une feuille Calc. Voici la requête utilisée :

Lorsque cette requête est exécutée, seuls les enregistrements de la table Table1 dont le champ Country vaut USA sont sélectionnés :

Allez dans Calc. Lancez la commande Source de données dans le menu Affichage ou appuyez sur Contrôle + Majuscule + F4. Les bases données disponibles apparaissent dans la partie supérieure de la fenêtre. Développez la base de données dont les données doivent être importées. Développez l'entrée Requêtes et cliquez sur Requête1. Les données sont bien disponibles. Glissez-déposez la requête dans la cellule à partir de laquelle doit se faire la liaison :

Les données apparaissent dans la feuille de calcul :

Pour vérifier que la feuille de calcul est bien liée à la requête Base, vous allez modifier la table Table1.

Retournez dans Base. Double-cliquez sur la table Table1 pour l'éditer. Transformez la valeur UK en USA sur la ligne 6 :

Sauvegardez la table, puis retournez dans Calc. Les données n'ont pas encore été mise à jour. C'est normal. Lancez la commande Actualiser la plage dans le menu Données. Comme vous le voyez, une nouvelle ligne s'affiche dans la feuille de calcul. La requête et la table sont donc bien liées :

L'affichage des sources de données n'est plus nécessaire. Lancez la commande Sources de données dans le menu Affichage ou appuyez sur Contrôle + Majuscule + F4 pour cacher les sources de données :

Mise à jour automatique de la table à l'ouverture du classeur

Il serait intéressant de mettre à jour le classeur dès son ouverture. Pour cela, vous allez créer une macro qui exécute la commande Actualiser la plage dans le menu Données et demander son exécution à l'ouverture du classeur.

Déroulez le menu Outils, pointez l'entrée Macros et cliquez sur Enregistrer une macro. La boîte de dialogue Enregistrer une macro s'affiche :

Lancez la commande Actualiser la plage dans le menu Données puis cliquez sur Terminer l'enregistrement dans la boîte de dialogue Enregistrer une macro.

La boîte de dialogue Macros LibreOffice Basic s'affiche. Donnez un nom à la macro et cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la macro :

Vous allez maintenant demander l'exécution de cette macro à l'ouverture du classeur. Déroulez le menu Outils, pointez l'entrée Macros, pointez l'entrée Gérer les macros et cliquez sur LibreOffice Basic. La boîte de dialogue Macros LibreOffice Basic s'affiche. Cliquez sur Assigner. La boîte de dialogue Personnaliser s'affiche. Basculez sur l'onglet Evènements. Sélectionnez Ouvrir le document et cliquez sur Macro. La boîte de dialogue Sélecteur de macro s'affiche. Sélectionnez la macro que vous venez de créer (Actualiser sous Mes macros/Standard/Module1). Validez en cliquant sur OK, sur OK puis sur Fermer :

Désormais, la feuille de calcul sera automatiquement mise à jour à l'ouverture du classeur.

Images

Insérer une image

Plusieurs méthodes permettent d'insérer dans une feuille de calcul des images stockées dans les mémoires de masse de l'ordinateur ou vos espaces de stockage en ligne. Vous pouvez :

•Effectuer un simple glisser-déposer depuis l'Explorateur de fichiers dans la feuille de calcul.

•Copier-coller une image depuis une application graphique quelconque (Paint par exemple).

•Cliquer sur l'icône Insérer une image de la barre d'outils Standard.

•Utiliser une commande de menu.

•Utiliser la galerie de LibreOffice.

Insérer une image avec un glisser-déposer

Ouvrez l'Explorateur de fichiers de Windows. Repérez l'image à insérer dans la feuille de calcul, puis faites-la glisser de l'explorateur dans la feuille de calcul en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé :

L'insertion se fait au relâchement du bouton gauche de la souris. L'image peut être librement déplacée dans la feuille de calcul par un simple glisser-déposer :

Copier-coller une image depuis une application graphique

L'image peut provenir de n'importe quelle application Windows. De Microsoft Paint par exemple. Sélectionnez l'image ou la portion d'image dans Paint. Appuyez simultanément sur les touches Contrôle et C. Basculez sur Calc, puis appuyez simultanément sur les touches Contrôle et V. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Coller de la barre d'outils Standard ou lancer la commande Coller dans le menu Edition pour parvenir au même résultat :

L'image peut être librement déplacée dans la feuille de calcul par un simple glisser-déposer.

Insérer une image avec une commande de menu ou une barre d'outils

Lancez la commande Image dans le menu Insertion ou cliquez sur l'icône Insérer une image de la barre d'outils Standard. La boîte de dialogue Insérer une image s'affiche. Désignez l'image à insérer et cliquez sur Ouvrir pour l'insérer dans la feuille de calcul :

L'image peut être librement déplacée dans la feuille de calcul par un simple glisser-déposer.

Insérer une image depuis la galerie de LibreOffice

La galerie donne accès à des cliparts classés par catégories. Pour accéder à la galerie, déroulez le menu Insertion, pointez l'entrée Média et cliquez sur Galerie. Le volet Galerie s'affiche dans la partie droite de la fenêtre. Sélectionnez une entrée dans la zone de liste supérieure pour voir les cliparts correspondants :

Pour insérer un clipart dans la feuille de calcul, faites-le glisser depuis la galerie dans la feuille de calcul en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé :

L'image peut être librement déplacée dans la feuille de calcul par un simple glisser-déposer.

Taille et orientation d'une image

Cliquez sur l'image pour la sélectionner. Huit poignées de redimensionnement entourent l'image. Pointez-cliquez-glissez l'une d'entre elles pour obtenir le redimensionnement souhaité.

Pour réduire la taille de l'image, vous pouvez aussi la rogner, c'est-à-dire raccourcir un ou plusieurs de ses côtés. Cliquez du bouton droit de la souris sur l'image, pointez l'entrée Image dans le menu et cliquez sur Rogner. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Rogner de la barre d'outils Image pour parvenir au même résultat.

Des poignées de rognage apparaissent tout autour de l'image :

Pour rogner un côté, faites glisser une poignée de rognage de côté vers l'intérieur de l'image. Pour rogner un angle, faites glisser une poignée de rognage d'angle vers l'intérieur de l'image. La taille de l'image est alors automatiquement réduite par le rognage.

Cliquez à l'extérieur de l'image pour accepter la modification.

Modifier les caractéristiques d'une image

Sans quitter Calc, vous pouvez changer les couleurs, la luminosité, le contraste et le facteur Gamma d'une image, mais également lui appliquer un filtre.

Modification des couleurs d'une image

Cliquez sur l'image à altérer. La barre d'outils Image s'affiche. Cliquez sur l'icône Couleur, à l'extrême droite de cette barre d'outils. La palette flottante Couleur s'affiche. Utilisez les zones de texte pour modifier la quantité de rouge, de vert et de bleu de l'image, sa luminosité, son contraste et son Gamma :

Application d'un filtre sur une image

Cliquez sur l'image à altérer. La barre d'outils Image s'affiche. Cliquez sur l'icône Filtrer, à l'extrême gauche de cette barre d'outils, puis choisissez sur un des filtres proposés :

Le résultat est immédiat. Ici par exemple, un filtre Dessin au fusain a été appliqué à l'image :

Compresser les images d'un classeur

Si vous prévoyez d’insérer des images dans un classeur, vous voudrez certainement réduire leur "poids" pour que le classeur ne soit pas trop "lourd". En particulier si les images proviennent d’un smartphone ou d'un appareil photo numérique, qui produit aisément des fichiers de 5 à 15 mégapixels.

Pour compresser une image, commencez par la sélectionner en cliquant dessus. Déroulez le menu Format, pointez l'entrée Image et cliquez sur Compresser. La boîte de dialogue Compresser l'image s'affiche. Le type de l'image (JPEG ou PNG) s'affiche en face du libellé Type :

En fonction du type de l'image, sélectionnez l'option Qualité JPEG ou Compression PNG et agissez sur le curseur correspondant. Cliquez sur Calculer la nouvelle taille pour avoir une idée de la taille après compression. Ici par exemple, l'image JPEG initiale pesait 104 Ko. Après compression à 60%, elle ne pèse plus que 5 Ko :

Cliquez sur OK pour appliquer la compression à l'image. Si le résultat n'est pas bon, appuyez simultanément sur les touches Contrôle et Z pour annuler la compression et recommencez jusqu'à trouver le meilleur compromis entre le poids et la qualité de l'image.

Autres types d’illustrations

Formes

Il est très simple d'insérer des formes prédéfinies dans un classeur.

Insérer une forme

Pour insérer des formes prédéfinies (rectangles, ovales, flèches, étoiles, diagrammes de flux, etc.) dans une feuille de calcul, vous pouvez utiliser le menu Insertion ou la barre d'outils Dessin.

Insérer une forme avec le menu Insertion

Déroulez le menu Insertion, pointez Forme, pointez un des groupes de formes proposés et cliquez sur une forme :

Insérer une forme avec la barre d'outils Dessin

La barre d'outils Dessin facilite l'accès à de nombreuses formes. Elle apparaît dans la partie inférieure de la fenêtre de Calc. Si elle n'est pas apparente, déroulez le menu Affichage, pointez l'entrée Barres d'outils et cliquez sur Dessin :

Si vous le souhaitez, cette barre d'outils peut être transformée en une palette flottante en déplaçant son bouton d'ancrage :

Les formes de base sont accessibles via les icônes Rectangle, Rectangle arrondi, Carré, Ellipse, Cercle, Triangle isocèle et Triangle rectangle. Les icônes suivantes donnent accès à des icônes regroupées par thèmes :

Définition de la forme

Quelle que soit la technique utilisée, une fois que vous avez sélectionné une forme, enfoncez le bouton gauche de la souris, maintenez-le enfoncé et dessinez la forme dans la feuille de calcul. La forme est positionnée au relâchement du bouton gauche de la souris :

La forme insérée est sélectionnée. Des poignées de redimensionnement et une ancre l'entourent et la barre d'outils Propriétés de l'objet Dessin s'affiche automatiquement dans la partie supérieure de la fenêtre.

Si vous le souhaitez, vous pouvez transformer cette barre d'outils en une palette flottante en déplaçant son bouton d'ancrage :

Une fois la barre d'outils déplacée et redimensionnée, les contrôles sont plus facilement accessibles :

Les icônes de cette barre d'outils ou de cette palette flottante sont très simples à comprendre. Vous pouvez entre autres choisir la couleur, le type et l'épaisseur de la bordure, la couleur et le style du remplissage, le type d'ancrage, le type du renvoi, etc..

Modifier une forme

Tout comme pour les images, les formes peuvent être redimensionnées en utilisant les poignées de redimensionnement. Si vous cliquez en dehors de la forme, elle n'est plus sélectionnée. Il suffit de cliquer dessus pour la sélectionner à nouveau.

Remarque

Si vous n'arrivez plus à sélectionner une forme, sauvegardez le classeur en cours d'édition, fermez puis rouvrez votre classeur. Maintenant, vous pourrez sélectionner la forme en cliquant dessus.

Utilisez les icônes de la barre d'outils ou de la palette Propriétés de l'objet Dessin pour changer les caractéristiques de la forme : couleur, contour, type d'ancrage, avant-plan/arrière-plan, etc.

Ajouter du texte dans une forme

Il est parfois nécessaire d'insérer du texte dans une forme. Pour ce faire, cliquez sur la forme et saisissez le texte à insérer au clavier. Bien entendu, vous pouvez le mettre en forme en utilisant la barre d'outils Formatage ou les commandes de menu. Ici par exemple, on a changé la couleur, la taille et l'alignement du texte :

Regrouper plusieurs formes

Si vous insérez plusieurs formes sur une feuille de calcul, vous souhaiterez peut-être les regrouper pour faciliter leur mise en forme et/ou leur manipulation.

Sélectionnez la première forme, maintenez le bouton Majuscule du clavier enfoncé et cliquez tour à tour sur les autres formes pour les ajouter à la sélection. Une fois les formes sélectionnées, cliquez du bouton droit sur la sélection, pointez Groupe dans le menu contextuel et cliquez sur Grouper. Vous pouvez également dérouler le menu Format, pointer la commande Groupe et cliquer sur Grouper pour parvenir au même résultat :

Vous pouvez maintenant déplacer et modifier l'allure des formes regroupées comme s'il s'agissait d'une seule forme.

A tout moment, vous pouvez dissocier des formes regroupées : cliquez du bouton droit sur le groupe, pointez Groupe et cliquez sur Dissocier.

Diagrammes

Pour insérer un diagramme dans un classeur, sélectionnez les données à transformer en un diagramme puis cliquez sur l'icône Insérer un diagramme dans la barre d'outils Standard :

Un diagramme de type Colonne Normal est inséré dans le document, accompagné de la boîte de dialogue Assistant de diagramme. Toutes les barres d'outils disparaissent. Elles sont remplacées par une barre d'outils dédiée au formatage du diagramme :

Vous voulez un autre diagramme que celui sélectionné par défaut ? Utilisez les contrôles de la boîte de dialogue Assistant de diagramme pour obtenir le résultat désiré et cliquez sur OK pour confirmer votre choix :

Si nécessaire, vous pouvez également utiliser ces icônes dans la barre d'outils Formatage :

•Titres pour définir le titre du diagramme et des axes.

•Afficher/Masquer la légende pour décider si la légende doit être affichée ou masquée.

•Légende pour définir l'apparence et l'emplacement de la légende.

Enfin, sachez que vous pouvez double-cliquer sur n'importe quelle partie du diagramme pour afficher la boîte de dialogue de paramétrage correspondante :

Effets typographiques

Pour insérer un effet typographique dans une feuille de calcul, lancez la commande Fontwork dans le menu Insertion. La boîte de dialogue Galerie Fontwork s'affiche. Sélectionnez un des effets proposés et cliquez sur OK pour l'insérer dans la feuille :

L'effet est inséré dans la feuille de calcul, entouré de poignées de redimensionnement. Utilisez ces poignées pour lui donner la taille voulue :

Pour remplacer le texte par défaut (FontWork) par un autre texte quelconque, double-cliquez sur l'effet. Le texte de l'effet s'affiche. Remplacez-le par un autre texte :

Double-cliquez en dehors de l'effet pour prendre en compte le nouveau texte :

Si les effets proposés par défaut ne vous suffisent pas, vous pouvez les personnaliser en utilisant la barre d'outils Fontwork. Cliquez sur l'effet. Si la barre d'outils Fontwork n'est pas affichée, déroulez le menu Affichage, pointez l'entrée Barres d'outils et cliquez sur Fontwork :

L'icône Forme Fontwork permet d'affecter une autre forme à l'effet typographique :

Voici l'allure de l'effet Incliné vers le haut :

En utilisant les autres icônes de la barre d'outils Fontwork, vous pouvez donner la même hauteur à toutes les lettres, choisir l'alignement du texte, ou encore modifier l'espacement entre les caractères.

Si ces réglages ne vous suffisent pas, vous pouvez utiliser la barre d'outils Propriétés de l'objet de dessin. Pour l'afficher, déroulez le menu Affichage, pointez Barres d'outils et cliquez sur Propriétés de l'objet de dessin. Dans cette barre d'outils, vous pourrez choisir le type, l'épaisseur et la couleur de la bordure des caractères, ainsi que le motif de remplissage de l'effet.

Insérer des sons et des vidéos

Vous pouvez insérer des sons et des vidéos dans vos classeurs. Par la suite, vous pourrez écouter/visualiser les médias insérés sans quitter le classeur. Les sons et les vidéos peuvent se trouver sur l'ordinateur ou dans un espace cloud OneDrive ou Dropbox par exemple.

Insérer un son

Pour insérer un son, déroulez le menu Insertion, pointez Média et cliquez sur Son ou vidéo. La boîte de dialogue Insérer un son ou une vidéo s'affiche. Désignez le son et cliquez sur Ouvrir :

Le son est inséré dans le document, entouré de poignées de redimensionnement :

Si nécessaire, redimensionnez cette icône en agissant sur les poignées de redimensionnement.

Pour lire le fichier audio sans quitter Calc, cliquez dessus. La barre d'outils Lecture de média s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre. Cliquez sur l'icône Lire pour lancer la lecture. Si le volet latéral est affiché, vous pouvez également cliquer sur l'icône Lire dans ce volet pour lancer la lecture :

Insérer une vidéo

Pour insérer une vidéo, déroulez le menu Insertion, pointez Média et cliquez sur Son ou vidéo. La boîte de dialogue Insérer un son ou une vidéo s'affiche. Désignez la vidéo et cliquez sur Ouvrir :

La vidéo est insérée dans le classeur, entourée de poignées de redimensionnement :

Si nécessaire, modifiez ses dimensions en agissant sur les poignées de redimensionnement.

Pour visionner la vidéo sans quitter Calc, cliquez dessus. La barre d'outils Lecture de média s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre. Cliquez sur l'icône Lire pour lancer la lecture de la vidéo. Si le volet latéral est affiché, vous pouvez également cliquer sur l'icône Lire dans ce volet pour lancer la lecture de la vidéo :

Quelques pratiques à connaitre pour vos calculs

Vous allez aller un peu plus loin dans les formules en découvrant les références relatives et absolues, les fonctions statistiques de base et les calculs conditionnels.

Références relatives et absolues dans une formule

Dans une section précédente, nous avions calculé un prix TTC dans la cellule D2 avec la formule suivante :

=B2*(1+C2)

Ici, la référence aux cellules B2 et C2 est faite de façon relative.

Si vous copiez la cellule D2 dans la cellule D3 avec un simple copier-coller, la formule s'adaptera pour faire référence à la ligne 3. Cliquez sur la cellule D2 et lancez la commande Copier dans le menu Edition. Cliquez dans la cellule D3 et lancez la commande Coller dans le menu Edition. Comme vous le voyez, la formule s'adapte à la ligne 3 : les cellules B2 et C2 sont transformées en B3 et C3 :

Dans certains cas, il est important qu'une formule fasse référence aux cellules de façon absolue. Si cette formule est déplacée dans une autre cellule, elle restera inchangée. Pour cela, il suffit d'insérer un $ devant les noms de colonnes et de lignes dans la formule.

Raisonnons sur la formule relative de l'exemple précédent :

=B2*(1+C2)

Pour faire référence de façon absolue aux cellules dans la formule, vous utiliserez cette syntaxe :

=$B$2*(1+$C$2)

Remarque

Lorsque vous utilisez une référence absolue dans une formule, vous pouvez cliquer sur la cellule concernée puis appuyer sur la touche de fonction F4. Les signes $ seront automatiquement ajoutés à la formule. Par exemple, pour saisir la formule absolue de la cellule D2, vous pourriez taper sur =, cliquer sur la cellule B2, appuyer sur F4, taper *(1+, cliquer sur la cellule C2, appuyer sur F4 et enfin taper ). Avec un peu d'habitude, vous trouverez certainement la touche F4 très pratique.

Comme vous le voyez, le résultat du calcul est le même que précédemment :

Par contre, si vous copiez-collez la formule de la cellule D2 dans la cellule D3, elle ne s'adapte pas à la ligne 3. Le résultat est donc bien différent :

Les fonctions mathématiques de base

De nombreuses fonctions mathématiques sont disponibles dans Calc. Voici les plus courantes :

Fonction | Signification
NB() | Nombre de cellules dans une plage
NBVAL() | Nombre de cellules non vides dans une plage
MIN() | Plus petite valeur d'une plage
MAX() | Plus grande valeur d'une plage
NB.VIDE() | Nombre de cellules vides dans une plage
MOYENNE() | Moyenne des valeurs d'une plage

Pour voir comment utiliser ces fonctions, nous allons partir de cette feuille de calcul :

A titre d'exemple, nous allons calculer la somme des ventes mensuelles pour l'ensemble des commerciaux et la moyenne des ventes par trimestre pour chacun des commerciaux.

La somme des ventes mensuelles sera calculée dans les cellules C16, C17 et C18.

Cliquez sur la cellule C16, puis sur le signe Sigma, à gauche de la barre de formule :

La barre de formule indique =SOMME(C5:C15), ce qui est exactement l'effet recherché. Cliquez sur l'icône Accepter, à gauche de la barre de formule :

Le résultat apparaît dans la cellule C16. La plage C5:C15 ayant été définie de façon relative, vous pouvez recopier la formule dans les cellules D16 et D17. Pointez le carré noir en bas et à droite de la cellule C16. Le pointeur de la souris se transforme en un signe plus de grande taille. Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé puis déplacez la souris vers la cellule E16 :

Relâchez le bouton gauche de la souris pour recopier la formule. Voici le résultat :

Vous allez maintenant calculer la moyenne des ventes par trimestre pour chacun des commerciaux. Cliquez sur la cellule F5. Aucune icône de moyenne n'étant disponible dans la barre de formule, cliquez sur l'icône Assistant Fonction :

La boîte de dialogue Assistant Fonction s'affiche. Sélectionnez Statistique dans la liste déroulante Catégorie et MOYENNE dans la zone de liste Fonction puis cliquez sur Suivant :

Le point d'insertion se trouve dans la zone de texte en face de Nombre 1. Sélectionnez la plage C5:E5 avec la souris. Cette plage apparaît dans la zone de texte au relâchement du bouton gauche de la souris. Cliquez sur OK pour afficher la moyenne dans la cellule F5.

Le calcul de la cellule F5 ayant été fait de façon relative, vous pouvez recopier la cellule F5 jusqu'à la cellule F17 pour avoir la moyenne des ventes par trimestres des autres commerciaux.

Vous voulez aller plus loin avec les fonctions mathématiques ? Consultez l'aide en ligne à l'adresse https://help.libreoffice.org/Calc/Mathematical_Functions/fr.

Les fonctions dédiées aux dates

Vous devez faire des calculs sur des dates ? Pour éviter que cela ne tourne au cauchemar, vous avez tout intérêt à utiliser les fonctions dédiées de Calc. En voici quelques-unes :

Fonction | Signification
AUJOURDHUI | Date système
MAINTENANT() | Date et heure système
JOURS() | Nombre de jours entre deux dates
NO.SEMAINE() | Numéro de la semaine
SEMAINES() | Ecart en semaines entre deux dates

Pour bien comprendre l'utilisation de ces fonctions, nous allons raisonner sur un exemple :

La cellule D1 contient la date du jour. Elle est automatiquement mise à jour à l'ouverture du classeur grâce à la fonction AUJOURDHUI() :

Les cellules des colonnes D, E et F contiendront respectivement le numéro de la semaine de la colonne C, le nombre de jours entre la date courante et les cellules de la colonne C, et le nombre de semaines entre la date courante et les cellules de la colonne C.

Voici la formule utilisée pour calculer la cellule D4 :

=NO.SEMAINE(C4)

La cellule E4 doit contenir le nombre de jours entre la cellule D1 et la cellule C4. Pour pouvoir recopier rapidement la formule sur les cellules de la colonne E, vous devez utiliser une référence absolue à la cellule D1 :

=JOURS($D$1;C4)

La cellule F4 doit contenir le nombre de semaines entre la cellule D1 et la cellule C4. Tout comme pour la cellule E4, vous devez utiliser une référence absolue à la cellule D1 :

=SEMAINES(C4;$D$1;1)

La cellule D4 est recopiée jusqu'à la cellule D12, la cellule E4 est recopiée jusqu'à la cellule E12, et la cellule F4 est recopiée jusqu'à la cellule F12. Voici le résultat :

Vous voulez aller plus loin avec les fonctions de dates et d'heures ? Consultez l'aide en ligne à l'adresse https://help.libreoffice.org/Calc/Date_and_Time_Functions/fr.

Les fonctions dédiées aux chaînes

Il existe de nombreuses fonctions dédiées aux chaînes de caractères dans Calc. Vous les utiliserez pour remplir des cellules à partir d'autres cellules existantes. En voici quelques-unes :

Fonction | Signification
MAJUSCULE() et MINUSCULE() | Version majuscule et minuscule de la chaîne passée en argument
SUBSTITUE() | Remplace un texte par un autre dans une chaîne
CHERCHE() | Recherche une sous-chaîne dans une chaîne
NBCAR() | Nombre de caractères de la chaîne passée en argument
CONCATENER() | Concatène les chaînes passées en argument

Pour illustrer ces fonctions, nous allons raisonner sur cette feuille de calcul :

Les colonnes E à H sont calculées à partir des colonnes A à D :

•La colonne E est obtenue en assemblant les données de la colonne C et de la colonne D mise en majuscules.

•La colonne F est obtenue en remplaçant la lettre "A" par la lettre "a" dans les données de la colonne A.

•La colonne G recherche la sous-chaîne "er" dans les cellules de la colonne B. Elle affiche la position de cette sous-chaîne ou un code d'erreur si la sous-chaîne n'est pas trouvée.

•La colonne H est une amélioration de la colonne G. Elle affiche trouvé si la sous-chaîne "er" est trouvée dans les cellules de la colonne B. Elle affiche non trouvé dans le cas contraire.

Voici les formules utilisées :

•Cellule E2 : =CONCATENER(C2;" ";MAJUSCULE(D2))

•Cellule F2 : =SUBSTITUE(A2;"A";"a")

•Cellule G2 : =CHERCHE("er";B2)

Comme vous le voyez, un code d'erreur s'affiche dans la colonne G lorsque la chaîne "er" n'est pas trouvée dans les cellules de la colonne B. Pour améliorer le comportement de la fonction CHERCHE(), vous allez tester la valeur renvoyée par cette fonction dans la fonction ESTERR(). Si une erreur est retournée (#VALEUR!), la chaîne "non trouvé" sera affichée. Sinon, la chaîne "trouvé" sera affichée. Rien de plus simple grâce à la fonction SI(). Voici la formule utilisée pour calculer la cellule H2 :

=SI(ESTERR(CHERCHE("er";B2));"non trouvé";"trouvé")

Pour compléter les cellules des lignes 3 à 12, il suffit de recopier tour à tour les cellules E2, F2, G2 et H2 jusqu'en E12, F12, G12 et H12.

Recopie conditionnelle

Cette section va vous montrer comment renseigner une cellule lorsqu'une condition est vérifiée. Nous allons partir de cette feuille de calcul :

Le but est de recopier dans la colonne C les valeurs de la colonne B lorsqu'elles sont positives, et dans la colonne D les valeurs opposées de la colonne B lorsqu'elles sont négatives. Voici le résultat désiré :

Pour arriver à ce résultat, nous allons utiliser la fonction SI().

Cliquez dans la cellule C2, puis sur l'icône de l'assistant fonction. La boîte de dialogue Assistant fonction s'affiche. Double-cliquez sur l'entrée SI dans la zone de liste et complétez les zones de texte Test, Puis la valeur et Autre valeur comme ceci :

Si la cellule B2 contient une valeur positive, elle sera recopiée dans la cellule C2. Dans le cas contraire, la chaîne vide sera copiée dans la cellule C2.

Validez en cliquant sur OK.

Cliquez dans la cellule D2, puis sur l'icône de l'assistant fonction. La boîte de dialogue Assistant fonction s'affiche. Double-cliquez sur l'entrée SI dans la zone de liste et complétez les zones de texte Test, Puis la valeur et Autre valeur comme ceci :

Si le contenu de la cellule B2 est négatif, l'opposé de la cellule B2 est copié dans la cellule D2. Dans le cas contraire, c'est la chaîne vide qui est copiée dans la cellule D2. Validez en cliquant sur OK.

Il ne vous reste plus qu'à étirer la cellule C2 jusqu'à la cellule C10 pour recopier la formule dans les cellules C3 à C10. De la même manière, étirez la cellule D2 jusqu'à la cellule D10 pour recopier la formule dans les cellules D3 à D10.

Enfin, calculez la somme des cellules C2 à C10 dans la cellule C12, et la somme des cellules D2 à D10 dans la cellule D12.

Calculs conditionnels

Cette section vous montre comment effectuer un calcul en fonction d'une condition. Nous allons partir de la feuille de calcul suivante :

Nous allons remplir les cellules B12 et B13 en fonction des valeurs de la plage B2:B10.

Lorsqu'une valeur de cette plage est positive, elle intervient en tant qu'entrée. Lorsqu'elle est négative, elle intervient en tant que sortie. La cellule B12 contiendra la somme de toutes les valeurs positives de la plage B2:B10, et la cellule B13 la somme de toutes les valeurs négatives de cette même plage.

Cliquez sur la cellule B12, puis sur l'icône de l'assistant fonction. La boîte de dialogue Assistant fonction s'affiche. Double-cliquez sur la fonction SOMME.SI dans la zone de liste.

Désignez la plage B2:B10 dans la zone de texte Plage, puis entrez le critère ">0" dans la zone de texte Critère. La boîte de dialogue Assistant fonction doit maintenant avoir l'allure suivante :

Cliquez sur OK. La somme des valeurs positives de la plage B2:B10 s'affiche dans la cellule B12 :

Cliquez sur la cellule B13, puis sur l'icône de l'assistant fonction. La boîte de dialogue Assistant fonction s'affiche. Double-cliquez sur la fonction SOMME.SI() dans la zone de liste et indiquez que vous voulez additionner les valeurs négatives de la plage B2:B10 :

Validez en cliquant sur OK. Comme vous pouvez le vérifier, les cases B12 et B13 contiennent maintenant la somme des valeurs positives et la somme des valeurs négatives :

Personnaliser LibreOffice Calc

Plusieurs éléments peuvent être personnalisés dans Calc. Essentiellement le système de menus, les menus contextuels, les barres d'outils, les raccourcis clavier et les traitements événementiels.

Personnalisation du système de menus

Vous utilisez tous les jours le système de menus de Calc. Mais saviez-vous qu'il est possible de le personnaliser ? En quelques clics souris, vous pouvez réorganiser les commandes, en ajouter ou en supprimer. Voyons comment procéder.

Lancez la commande Personnaliser dans le menu Outils. La boîte de dialogue Personnaliser s'affiche. Si nécessaire, basculez sur l'onglet Menus.

La liste déroulante supérieure droite (1) est initialisée par défaut à LibreOffice Calc. Elle indique la portée de vos modifications. Si vous choisissez LibreOffice Calc dans la liste, la personnalisation du système de menus sera répercutée dans tous vos classeurs. Par contre, si vous choisissez votre document dans la liste, la personnalisation du système de menus ne concernera que ce document.

La liste déroulante suivante (2) donne accès à toutes les commandes principales et secondaires du système de menus. Pour agir sur un menu ou un sous-menu, sélectionnez-le dans cette liste. A titre d'exemple, nous allons ajouter la commande Personnaliser dans le menu Fichier.

Assurez-vous que l'entrée Toutes les commandes est sélectionnée dans la liste déroulante Catégorie (4) et recherchez la commande Personnaliser dans la zone de liste Fonction (5). Cliquez dessus puis cliquez sur le bouton qui représente une flèche orientée vers la droite (6). La commande Personnaliser est insérée dans la zone de liste de droite (3). Si son emplacement ne vous convient pas, vous pouvez la déplacer en cliquant sur les flèches orientées vers le haut ou vers le bas (7).

Pour terminer :

•Le bouton Insérer a deux fonctions. Il permet d'insérer un séparateur après l'entrée sélectionnée dans la zone de liste de droite. Mais également d'insérer une commande de menu qui donne accès à un sous-menu.

•Le bouton Modifier permet de renommer la commande sélectionnée dans la zone de liste de droite.

•Le bouton +, à droite de la liste déroulante qui contient les commandes de menu (2) permet de définir un nouveau menu, et le bouton X de supprimer un menu inséré avec le bouton +.

•Pour supprimer un séparateur ou une commande de menu, cliquez dessus dans la zone de liste de droite et appuyez sur la touche Suppr du clavier.

•Enfin, pour retrouver le système de menus par défaut, il vous suffit de cliquer sur le bouton Réinitialiser.

Personnalisation des menus contextuels

Lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur un texte, une image, un tableau, une forme ou un autre objet, un menu contextuel adapté à l'élément cliqué s'affiche. Cette section va vous montrer comment modifier les commandes qui apparaissent dans les différents menus contextuels de Calc.

Lancez la commande Personnaliser dans le menu Outils. La boîte de dialogue Personnaliser s'affiche. Basculez sur l'onglet Menus contextuels. La boîte de dialogue est assez similaire à celle de l'onglet Menus.

A titre d'exemple, nous allons ajouter la commande Centré au menu contextuel qui apparait lorsque vous cliquez du bouton droit sur une cellule ou un bloc de cellules. Cette commande sera affichée en première position du menu contextuel.

Sélectionnez LibreOffice Calc ou votre classeur dans la liste déroulante supérieure droite (1) selon si vous voulez impacter tous les documents ou seulement le document en cours d'édition. Choisissez Cellule dans la deuxième liste déroulante (2). Assurez-vous que l'entrée Toutes les commandes est sélectionnée dans la liste déroulante Catégorie (4). Sélectionnez Centré dans la zone de liste Fonction (5) et cliquez sur la flèche orientée vers la droite (6). L'entrée Centré se retrouve dans la zone de liste de droite (3). Utilisez les flèches vers le haut ou vers le bas pour la positionner à l'endroit souhaité puis cliquez sur OK.

L'entrée Centré est désormais disponible lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur une cellule ou un bloc de cellules :

Personnalisation des barres d'outils

Pour choisir quelles barres d'outils sont visibles, déroulez le menu Affichage, pointez l'entrée Barres d'outils et cliquez sur les commandes qui correspondent aux barres d'outils que vous voulez afficher ou cacher. Lorsque vous cliquez sur une entrée qui est précédée d'une coche, la barre d'outils correspondante disparaît. Inversement, lorsque vous cliquez sur une entrée qui n'est pas précédée d'une coche, la barre d'outils correspondante est affichée :

Les barres d'outils peuvent être ancrées dans la partie supérieure, inférieure, gauche ou droite de la fenêtre de Calc ou être transformées en des palettes flottantes, librement déplaçables sur l'écran.

Pour transformer une barre d'outils en une palette flottante, pointez les pointillés qui apparaissent à l'extrême gauche de la barre d'outils, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la barre d'outils ou bon vous semble. La transformation s'effectue au relâchement du bouton gauche de la souris :

Pour ancrer une barre d'outils dans la partie supérieure, inférieure, gauche ou droite de la fenêtre de Calc, pointez les pointillés qui apparaissent à l'extrême gauche de la barre d'outils, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la barre d'outils vers un de ses points d'ancrage. Ici par exemple dans la partie gauche de la fenêtre. Le déplacement s'effectue au relâchement du bouton gauche de la souris :

Enfin, pour transformer une palette flottante en une barre d'outils, il suffit de double-cliquer dans sa barre de titre.

Non content de pouvoir être déplacées ou transformées en palettes flottantes, les barres d'outils sont également personnalisables. Lancez la commande Personnaliser dans le menu Outils. La boîte de dialogue Personnaliser s'affiche. Basculez sur l'onglet Barres d'outils. La boîte de dialogue est assez similaire à celle de l'onglet Menus.

Sélectionnez LibreOffice Calc ou votre classeur dans la liste déroulante supérieure droite (1) selon si vous voulez impacter tous les classeurs ou seulement le classeur en cours d'édition. Choisissez la barre d'outils que vous voulez modifier dans la deuxième liste déroulante (2).

La zone de liste inférieure (6) dresse la liste des icônes qui peuvent apparaître dans la barre d'outils sélectionnée. Cochez la case qui précède une icône pour la faire apparaître, décochez-la pour la cacher.

Si les icônes proposées par défaut ne sont pas suffisantes, vous pouvez en ajouter d'autres. Assurez-vous que l'entrée Toutes les commandes est sélectionnée dans la liste déroulante Catégorie (4). Sélectionnez l'icône que vous voulez ajouter dans la zone de liste Fonction (5) et cliquez sur la flèche orientée vers la droite (6). L'entrée sélectionnée se retrouve dans la zone de liste de droite (3). Ici par exemple, nous insérons l'icône 100% dans la barre d'outils Standard. Utilisez les flèches vers le haut ou vers le bas pour la positionner à l'endroit souhaité puis cliquez sur OK.

Désormais, l'icône 100% fait partie de la barre d'outils Standard :

Personnalisation des raccourcis clavier

Pour faciliter l'utilisation d'une commande quelconque, vous pouvez lui affecter un raccourci clavier. Lancez la commande Personnaliser dans le menu Outils. La boîte de dialogue Personnaliser s'affiche. Basculez sur l'onglet Clavier. La boîte de dialogue donne accès à toutes les commandes (dans sa partie inférieure) et à tous les raccourcis clavier utilisables (dans sa partie supérieure) :

Dans la zone de liste supérieure, les raccourcis clavier qui sont déjà pris sont suivis des commandes correspondantes. Ici par exemple, la touche F11 est associée à la commande Styles, ou encore la touche F12 est associée à la commande Grouper. Par contre, les touches F6 et F10 ne sont associées à aucune commande.

Pour affecter un raccourci clavier à une commande, repérez cette commande dans la zone de liste Fonction. Pour cela, vous pouvez dérouler la liste jusqu'à tomber sur cette commande. Par accéder plus rapidement à la commande recherchée, je vous conseille de cliquer sur la première entrée de la zone de liste Fonction et de taper les premières lettres de la commande. Si un ou plusieurs raccourcis clavier sont associés à cette commande, ils apparaissent dans la zone de liste Touches. Ici par exemple, la commande Gras est associée aux raccourcis clavier Contrôle + B et Contrôle + G :

Pour supprimer une association commande/raccourci clavier, cliquez sur le raccourci clavier dans la zone de liste Touches et cliquez sur Supprimer.

Pour associer un raccourci clavier à une commande, sélectionnez cette commande dans la zone de liste Fonction, cliquez sur le raccourci clavier souhaité dans la zone de liste Raccourcis clavier et cliquez sur Modifier. Ici par exemple, nous affectons le raccourci clavier Alt + Majuscule + 0 à la commande 100%.

Une fois les raccourcis clavier affectés, fermez la boîte de dialogue Personnaliser en cliquant sur OK.

Personnalisation des traitements événementiels

Calc est en mesure d'exécuter automatiquement une macro lorsqu'un évènement survient. La liste des évènements pris en compte se trouve dans la boîte de dialogue Personnaliser, sous l'onglet Evénements.

Lancez la commande Personnaliser dans le menu Outils. La boîte de dialogue Personnaliser s'affiche. Basculez sur l'onglet Evénements :

Pour associer une macro à un événement, sélectionnez cet événement dans la liste, cliquez sur le bouton Macro et désignez la macro à exécuter dans la boîte de dialogue Sélecteur de macro.

Le mot de la fin

Vous voici arrivé à la fin de cet eBook. J’espère que vous avez apprécié LibreOffice Calc à sa juste valeur. Pour accéder à des articles gratuits, des trucs et astuces et des compléments à cette formation, une seule adresse : https://www.mediaforma.com/libreoffice-calc/

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A très bientôt.

Michel Martin

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